Het Minis­terie van Defensie vervangt zijn SAP ECC-omgeving door SAP S/​4HANA, inclu­sief Enter­prise Asset Manage­ment (EAM) en Defense & Security (D&S). Het migra­tie­pro­ject genaamd ‘Project Roger’ moet zorgen voor toekomst­be­sten­dige processen, hogere beschik­baar­heid van wapen­sys­temen en betere samen­wer­king met bondgenoten.

Twintig jaar lang draaide Defensie op SAP ERP voor finance, inkoop, logis­tiek en onder­houd. Maar het verou­derde ECC bracht de conti­nu­ï­teit in gevaar. “De functi­o­na­li­teit van SAP zit in de haarvaten van onze opera­ti­o­nele en onder­steu­nende bedrijfs­voe­ring. Het oude SAP ECC zette de businesscon­ti­nu­ï­teit onder druk. Daarom stappen we nu met Project Roger in vijf jaar over naar SAP S/​4HANA. Belang­rijkste reden hiervoor is in de eerste plaats het verze­keren van de businesscon­ti­nu­ï­teit”, zegt kapitein ter zee Joachim van der Weijden, project­leider SAP S/​4HANA.

Daarnaast opent de migratie de deur naar nieuwe toepas­singen. “In de tweede plaats moet de overstap naar S/​4HANA ervoor gaan zorgen dat we het systeem kunnen uitbreiden met nieuwe functi­o­na­li­teiten. Denk bijvoor­beeld aan de toekom­stige overgang naar de cloud, maar ook aan functi­o­nele uitbrei­dingen zoals Corpo­rate Analy­tics, Discon­nected Opera­tions SAP Service and Asset Manager voor mobiel werken, SAP Portfolio en Project­ma­na­ge­ment en Resource Schedu­ling for S/​4HANA.”

Efficiënter onderhoud en interoperabiliteit

Om de inzet­ge­reed­heid van wapen­sys­temen te verbe­teren, imple­men­teerde Defensie ook SAP EAM en D&S. Volgens Van der Weijden maakt dat integraal inzicht mogelijk in materieel, perso­neel en geoefend­heid: “Hierdoor kunnen we uitein­de­lijk effici­ënter onder­houd plannen en gaat de beschik­baar­heid van (wapen)systemen omhoog.”

De D&S‑oplossing zorgt boven­dien voor betere samen­wer­king met bondge­noten. “Onder meer gaat het hierbij om inter­fa­cefunc­ti­o­na­li­teit die inter­o­pe­ra­bi­li­teit met een NATO-systeem mogelijk maakt. Daardoor kunnen we samen met onze bondge­noten vanuit SAP sturen op het voorbe­reiden van opera­ties en de uitvoer daarvan. Andere functi­o­na­li­teit die wij via SAP D&S krijgen, is het mogelijk maken van zogenoemde ‘discon­nected opera­tions’. Hierbij kunnen we SAP in elke situatie, ook als we geen verbin­dingen met de homeland SAP-omgeving hebben, in opera­ti­o­nele situa­ties blijven gebruiken.”

Samenwerking met Capgemini

Voor de uitvoe­ring werkt Defensie samen met Capge­mini. Van der Weijden: “Onze eigen IT-organi­satie kon de uitvoe­ring van een derge­lijke grote transitie niet aan, zodat we partners hebben gezocht. Daarnaast is het heel lastig de echte Defensie-kennis van hoe de processen zijn ingericht om SAP goed te kunnen gebruiken – het gebruik op de werkvloer – te combi­neren met de behoeften van de beheer­or­ga­ni­satie. Daarvoor is een externe partij, zoals Capge­mini, nodig die ervaring heeft met dit soort trans­for­ma­ties. Die samen­wer­king gaat op dit moment heel erg goed.”

Steven Bammens, managing consul­tant bij Capge­mini, vult aan: “We werken samen in multi­dis­ci­pli­naire teams met de IT-afdeling en de bedrijfs­voe­ring van Defensie. Voor de nieuwe toepas­singen maken we proof of concepts van hoe die oplos­singen in elkaar zitten, welke keuzes we hebben gemaakt en wat dat betekent voor de beheerorganisatie.”

Eerste resultaten en blik vooruit

Het programma levert al concrete resul­taten op. “Inmid­dels is door het hele programma heen al best wat maatwerk verwij­derd. Dit maakt ook de stap naar de cloud al een stuk eenvou­diger. Daarnaast hebben we resul­taten bereikt met Extended Warehouse Manage­ment (EWM) en Trans­port Manage­ment”, aldus Bammens.

Toch zijn er ook kantte­ke­ningen. “Als je naar puur SAP EAM kijkt, valt de vernieu­wing voor ons op dit moment nog helaas wat tegen. Dit komt vooral doordat de vernieu­wing binnen EAM tegen­valt en er een aantal belang­rijke functi­o­na­li­teiten, zoals het phase-based maintenance-concept, te laat zijn geïntro­du­ceerd om mee te kunnen nemen in dit programma. Dit zal later gebeuren in de dooront­wik­ke­ling”, zegt Van der Weijden.

De volgende fase staat gepland voor 2026, met verdere uitbouw richting intel­li­gent asset­ma­na­ge­ment en perfor­man­cema­na­ge­ment. Van der Weijden besluit: “We hebben binnen Defensie natuur­lijk heel veel data en AI kan zeker helpen uit deze grote hoeveel­heid data infor­matie te extra­heren die we weer verder kunnen gebruiken. Een belang­rijke stap hiervoor is de overgang naar SAP Analy­tics Cloud.”

Goede voorbereiding en partnering

De twee heren hebben ook adviezen voor andere organi­sa­ties. Bammens: “Het is heel belang­rijk om een derge­lijk complex proces goed voor te bereiden. Doe een grondige analyse van hoe gebrui­kers met de tools werken en wat de impact op de werkvloer is. Maak vroeg in het programma duide­lijke keuzes over wat je wel en niet oppakt. En minstens zo belang­rijk: betrek de eindgebruikers.”

Van der Weijden vult aan: “Werk samen met ervaren partners. Ook de samen­wer­king met SAP zelf hebben we als heel positief ervaren. Zo hebben we een contract afgesloten om te partneren en onder­steu­ning te krijgen. Defensie zit hiervoor soms zelfs direct met de ontwik­ke­laars aan tafel om te bespreken wat er misgaat en welke oplos­singen er mogelijk zijn.”