TOP Medical imple­men­teerde in slechts vier maanden tijd een volledig nieuwe ERP-omgeving op basis van SAP S/​4HANA Public Cloud. Het nieuwe systeem vervangt het verou­derde SAP ECC en biedt het medtech-distri­bu­tie­be­drijf een toekomst­be­stendig funda­ment voor snelle order­ver­wer­king, betere klant­com­mu­ni­catie en volle­dige traceer­baar­heid. Met deze stap legt TOP Medical de basis voor verdere groei en datage­dreven innovatie.

TOP Medical brengt innova­tieve medische techno­lo­gieën naar de Benelux, met een sterke focus op oplos­singen voor hart- en vaatziekten. Vanuit zijn rol als distri­bu­teur helpt het bedrijf jonge onder­ne­mingen bij product­in­tro­ductie en zorgt het dat zieken­huizen sneller toegang krijgen tot levens­red­dende innovaties.

Gedwongen migratie werd kans voor vernieuwing

De aanlei­ding voor het project lag in het aflopen van de onder­steu­ning van SAP ECC in 2027. Voor eigenaar Jan-Willem Hendriks sloot de timing perfect aan bij de ambities van het bedrijf. “TOP staat voor ‘To Optimize Perfor­mance’. Die belofte zie je in alles wat we doen”, vertelt Hendriks. “We zoeken actief naar nieuwe ontwik­ke­lingen, vaak al in een heel vroeg stadium. En we helpen met studies, marke­ting en sales. Als een start-up óns moet zoeken, zijn we te laat.”

Met slechts dertien medewer­kers koos TOP Medical bewust voor een gestan­daar­di­seerde cloudom­ge­ving. “De meeste van onze klanten werken met SAP. Dus als wij dezelfde taal spreken, versterken we de samen­wer­king”, legt Hendriks uit. “Als je kwali­teit wilt leveren, heb je een systeem nodig dat je daarin ondersteunt.”

Brede SAP-basis als fundament

Het nieuwe systeem omvat de modules finance, inkoop, verkoop en magazijn­be­heer en is volledig geïnte­greerd binnen één omgeving. Daarmee beschikt TOP Medical over realtime inzicht in order­sta­tussen, batch­num­mers en voorraad­po­si­ties. Dat is cruciaal voor ISO 13485-certi­fi­ce­ring en de vereiste traceer­baar­heid in de medische sector.

“Die certi­fi­ce­ring geeft onze klanten vertrouwen”, aldus Hendriks. “Maar het systeem doet meer dan dat – het helpt ons om trans­pa­ranter, betrouw­baarder en effici­ënter te werken.”

Pressure cooker-aanpak en scherpe keuzes

De imple­men­tatie kende een strak tijdpad. Van aankoop tot livegang duurde het traject zes maanden, waarvan vier maanden daadwer­ke­lijke imple­men­tatie. Consul­tants van NTT DATA Business Solutions waren gemid­deld één tot twee dagen per week aanwezig. Op 2 januari om 9.00 uur ging het systeem live; diezelfde middag was de eerste verkoop­order al helemaal verwerkt.

Opera­tions Manager Joy Houben kreeg de ruimte om zich volledig op de imple­men­tatie te richten. “Iedere woensdag zaten we samen met de externe consul­tants”, vertelt Houben. “Aanpas­singen deden we meteen in het systeem, testen kon direct, en fouten werden ter plekke opgelost. Heel praktisch, heel resultaatgericht.”

Het team hield strak de focus op wat echt nodig was. Door zo dicht mogelijk bij standaard­func­ti­o­na­li­teit te blijven en maatwerk te vermijden, werd het project overzich­te­lijk én toekomst­be­stendig. “We pasten dingen direct aan in het systeem, testten meteen en losten het meteen op. Die aanpak werkte perfect voor ons.”

Klantgericht én efficiënter

De voordelen voor de operatie en klant­re­la­ties zijn direct merkbaar. “De gebrui­ker­s­er­va­ring is totaal anders”, zegt Houben. “ECC voelde echt verou­derd aan. S/​4 werkt als een moderne app, intuï­tief en overzichtelijk.”

Waar het vroeger meerdere schermen kostte om een order af te handelen, is nu alles gecen­tra­li­seerd in één omgeving. Met duide­lijke dashboards en ‘workflow tiles’ zoals TOP Sales, TOP Finance en TOP Warehouse weet iedereen precies waar hij moet zijn.

“Onze klanten merken het verschil”, vervolgt Houben. “Geen fouten, snellere beves­ti­gingen, minder retouren. De nieuwe manier van werken valt positief op. Met het nieuwe systeem gaan we echt van inzicht naar actie. Ook onze klanten zijn tevreden over onze nieuwe manier van werken.”

Lessen en samenwerking

De samen­wer­king met NTT DATA Business Solutions speelde een sleutelrol in het succes van de imple­men­tatie. “Je kunt tegen dingen aanlopen, maar met openheid en vertrouwen los je ze samen op”, zegt Hendriks.

Met de basis op orde richt TOP Medical zich nu op datage­dreven werken. Houben: “We benutten nog niet alles wat er mogelijk is op het gebied van analyses. Maar dat gaat veran­deren. Denk aan inzichten in dode voorraad, marges per product, of leverbetrouwbaarheid.”

Met die inzichten wil het bedrijf verder bouwen aan zijn TOP-belofte: klanten helpen beter te presteren, innova­ties sneller beschik­baar maken en vooral: patiën­ten­zorg verbe­teren door voorop te lopen in medische techno­logie. “We blijven onze TOP-belofte waarmaken: presta­ties verbe­teren en sneller innoveren voor betere zorg.”