Voor smartphoto, al jaren bekend om innovatie, creati­vi­teit en klant­ge­richt­heid, kwam er een moment waarop de bestaande IT-omgeving die ambities niet meer onder­steunde. Samen met SAP-partner Flexso zet het bedrijf daarom de stap van een verou­derde SAP ECC-omgeving naar een moderne, schaal­bare ERP-archi­tec­tuur op basis van SAP S/​4HANA Public Cloud. Tijdens SAP NOW AI Tour Nether­lands deelde smartphoto hoe het de overstap naar een moderne cloud-ERP succesvol heeft uitgevoerd.

smartphoto produ­ceert geper­so­na­li­seerde gifts, fotoboeken en wenskaarten en beheert daarbij de volle­dige productie in eigen huis, terwijl de distri­butie via externe bezorg­dien­sten verloopt. In die dynamiek bood de oude ECC-instal­latie steeds minder flexi­bi­li­teit: aanpas­singen werden complex, nieuwe verplich­tingen zoals elektro­ni­sche factu­ratie via Peppol waren lastig te integreren en snel veran­de­rende bedrijfs­pro­cessen werden onvol­doende ondersteund.

Systeem dat ondersteunt en versterkt

“Onze IT-infra­struc­tuur paste gewoon niet meer bij wie we als bedrijf vandaag zijn”, vertelt Jonas Persyn, CFO smartphoto. “Onze businesscon­text is veran­derd. Daardoor wilden we een systeem dat onze manier van werken niet vertraagt, maar onder­steunt en versterkt.”

De opdracht was helder: smartphoto zocht een robuust, schaal­baar en betrouw­baar ERP-systeem dat bestaande processen optima­li­seert en ruimte biedt voor inter­na­ti­o­nale groei en toekom­stige overnames. Met activi­teiten in een vijftiental Europese landen zijn security, compli­ance en standaar­di­satie essentieel. 

Bewuste keuze voor standaardisatie in de cloud

In plaats van een zwaar aange­past systeem te bouwen, koos smartphoto heel bewust voor een standaard SAP-oplos­sing met minimale aanpas­singen, gebaseerd op SAP S/​4HANA Public Cloud. “We zijn voor 99% bij de standaard gebleven. Dat was een bewuste keuze. Standaar­di­satie maakt het systeem eenvou­diger, flexi­beler én klaar voor verdere digita­li­se­ring”, zegt Jonas Persyn.

De modulaire opbouw van SAP maakt uitbrei­ding mogelijk zonder telkens opnieuw te moeten bouwen. Nieuwe landen, entiteiten of functi­o­na­li­teiten kunnen gecon­tro­leerd worden aange­sloten binnen dezelfde standaard. Het SAP Activate-model hielp de transitie versnellen en gaf tegelijk struc­tuur via de herken­bare fasen van ‘discover’ tot ‘run’. Het huidige project dient nu als blueprint voor toekom­stige imple­men­ta­ties binnen de groep.

Voorstudie als successfactor

Een bepalende succes­factor was de uitzon­der­lijk gedetail­leerde voorstudie. smartphoto defini­eerde nauwkeurig wat nodig was en wat niet. “Het was soms frustre­rend voor onze partners hoe gedetail­leerd we waren, maar achteraf bleek het cruciaal”, zegt Persyn. De analyse werd uitge­voerd door medewer­kers met diepgaande kennis van finance, opera­tions en andere kernpro­cessen. Daardoor paste de inrich­ting van de nieuwe omgeving niet alleen technisch, maar ook organi­sa­to­risch bij de werkvloer. 

De overstap naar een gestan­daar­di­seerd ERP vroeg boven­dien om een nieuwe manier van werken, met meer aandacht voor datakwa­li­teit, duide­lijke rollen en uniforme processen. 

Verandering uitleggen vanuit het einddoel

Zoals bij elk ERP-project was er sprake van veran­de­ring. Nieuwe schermen, processen en werkrou­tines vroegen gewen­ning. smartphoto inves­teerde daarom volop in commu­ni­catie over het ‘waarom’. Door conse­quent te benadrukken dat het nieuwe systeem het werk eenvou­diger en effici­ënter maakt, bleef het project­team de voordelen vooropstellen.

Persyn maakt het graag tastbaar: “Je vertelt je kinderen niet dat ze een dag in de auto moeten zitten, maar dat je onderweg bent naar een prachtig zwembad.” Die mindset zorgde voor breed draag­vlak. Medewer­kers die deelnamen aan tests begeleiden nu collega’s in andere units. Zij fungeerden als interne ambas­sa­deurs en versnelden de adoptie in de rest van de organisatie.

Flexso als partner: samenwerking in de praktijk

Voor de imple­men­tatie koos smartphoto voor Flexso. De samen­wer­king kenmerkte zich door open commu­ni­catie, weder­zijds vertrouwen en een gedeelde focus op resultaat.

“Het werd een samen­wer­king in de volle betekenis van het woord”, zegt Steven Decrock, Business Trans­for­ma­tion Expert bij Flexso. “Ons advies werd opgepikt, er was weder­zijdse betrok­ken­heid en ruimte voor feedback. Dat maakte het project niet alleen succesvol, maar ook aangenaam.”

Door de combi­natie van standaard SAP, het Activate-imple­men­ta­tie­model en de pragma­ti­sche aanpak van Flexso kon smartphoto gecon­tro­leerd en staps­ge­wijs migreren, zonder de gekozen standaar­di­sa­tie­prin­cipes los te laten.

Blauwdruk voor verdere groei

Hoewel de digitale reis nog doorgaat, ligt de koers vast. Met SAP S/​4HANA Public Cloud beschikt smartphoto nu over een toekomst­be­sten­dige ERP-infra­struc­tuur die inter­na­ti­o­nale expansie onder­steunt, compli­ance vereen­vou­digt en een solide basis legt voor verdere digita­li­se­ring en automa­ti­se­ring. Nieuwe entiteiten kunnen sneller en consis­tenter worden aange­sloten dankzij de ontwik­kelde blueprint.

Zoals Persyn het formu­leert: “We zijn onderweg naar dat mooie zwembad en elke kilometer brengt ons dichter bij onze bestemming.”