Hoe absor­beer je als organi­satie snelle groei en zorg je ervoor dat al je klanten een uniforme digitale ervaring hebben? Boels Rental imple­men­teerde samen met zijn partners PwC en Aiden de ERP-software SAP S/​4HANA, en legde daarmee het funda­ment voor de harmo­ni­satie van zijn interne processen.

Pierre Boels senior startte zijn bedrijf in 1977 in vier garage­boxen. Inmid­dels is Boels uitge­groeid tot de nummer twee van Europa op het gebied van de verhuur van bouwma­te­ri­alen, gereed­schappen en machines. Het bedrijf is met meer dan 860.000 verhuur­i­tems actief in 27 landen. En die aantallen groeien snel.

---

---

“Boels heeft een groei­stra­tegie die gedreven wordt door organi­sche groei alsmede door acqui­si­ties”, vertelt Ralf Alofs, Head of Finance Trans­for­ma­tion & PMO bij Boels. Een belang­rijke stap in deze groei­am­bitie was de overname van de Finse branche­ge­noot Cramo in 2020, waarmee het bedrijf signi­fi­cant in grootte is gegroeid. Dit jaar breidde de Boels Group verder uit met onder andere het Neder­landse Riwal, dat met hoogwer­kers, verrei­kers en heftrucks actief is in veertien landen.

Harmonisatie van processen

De groei van Boels vroeg om een harmo­ni­satie van de interne processen, waaronder die voor finance. “Waar Boels centraal georga­ni­seerd is, was Cramo veel decen­traler georga­ni­seerd”, schetst Erik Simons, Director SAP bij PwC. “Maar met één gecen­tra­li­seerde organi­satie heb je veel meer grip op bijvoor­beeld je inkoop­proces, wat belang­rijk is voor een verhuur­be­drijf. Als je effici­ënter inkoopt, stijgt je winstgevendheid.”

“We hadden een IT-landschap nodig dat onze groei aankan”, vervolgt Alofs. “Maar misschien nog wel belang­rijker is dat dit ook de basis is om ook onze klanten en leveran­ciers zo goed mogelijk te kunnen bedienen. Bedrijven moeten eenvoudig klant kunnen worden, hun gegevens kunnen wijzigen en zaken kunnen huren bij Boels. En uiter­aard de juiste appara­tuur meekrijgen tegen de juiste prijs. Vervol­gens ontvangen zij van ons een duide­lijke factuur die ze zo makke­lijk mogelijk kunnen betalen.”

Fundament voor integratie

Om dat op een uniforme manier mogelijk te maken in alle landen waar Boels actief is, was een herzie­ning van de bedrijfs­sys­temen nodig. Boels had te maken met twee grote ERP-systemen: SAP ECC voor de back-end en daarnaast een verhuur­sys­teem dat op de depots draaide. Bij Cramo waren deze systemen geïnte­greerd in één oplossing.

Boels koos ervoor om de verschil­lende systemen te vervangen door SAP S/​4HANA Cloud Private Edition. “Hiermee hebben we direct het funda­ment gelegd voor verdere integratie”, benadrukt Simons. “We hebben bijvoor­beeld één rekening­schema geïmple­men­teerd en één profit center-struc­tuur voor rappor­tage opgezet, gericht op de verschil­lende product­groepen van Boels en Cramo. Dit zorgt voor harmo­ni­satie en leidt tot ‘One Finance’.”

Stap voor stap migreren

De migratie van SAP ECC naar SAP S/​4HANA werd in 2022 afgerond. “Deze migratie was de sleutel om de volgende stappen te zetten richting proce­shar­mo­ni­satie”, stelt Peter Sanders, Senior Project Manager bij Aiden. “We hebben eerst de techni­sche migratie uitge­voerd en daarna stap voor stap de organi­satie begeleid in de overgang naar de nieuwe manier van werken, om ervoor te zorgen dat iedereen zich comfor­tabel voelt bij de veran­de­ringen. PwC was verant­woor­de­lijk voor het program­ma­ma­na­ge­ment en het integreren van de veran­de­ringen in de organi­satie, terwijl Aiden de systeem­tech­ni­sche begelei­ding verzorgde.

Nadat in eerste instantie de basis is gelegd door de optima­li­sa­tie­slag voor Boels Centraal Europa, zijn de verschil­lende Cramo-landen gefaseerd aan het centrale proces toegevoegd.

Eén manier van werken

Nu de harmo­ni­satie in volle gang is, worden de eerste voordelen zicht­baar. Sanders legt uit dat de conso­li­datie van finan­ciële gegevens aan het einde van de maand nu veel effici­ënter verloopt. “Voorheen moest Boels data uit verschil­lende systemen halen, nu komt alles uit één systeem, wat het proces aanzien­lijk versnelt.”

Daarnaast ziet Alofs dat de uniforme manier van werken zorgt voor minder verschillen en meer samen­wer­king tussen teams. “Het grootste winst­punt is dat we nu op dezelfde manier werken, met één chart of accounts en gestan­daar­di­seerde processen. Dit maakt ons effici­ënter en zorgt ervoor dat we als één organi­satie kunnen opereren. Dat is de echte winst.”