Steeds minder klikken, steeds meer vragen stellen in gewone taal. Tijdens SYNC, het jaarevent van SAP en VNSG in Nieuwe­gein, schet­sten SAP-experts Leon de Groot en Wouter Erlings hoe AI-assis­tent Joule de manier veran­dert waarop mensen met ERP werken. Volgens hen schuift ERP op van scherm­na­vi­gatie naar inter­actie. Dat kan werk toegan­ke­lijker maken, maar vraagt tegelijk om duide­lijke afspraken over data, rollen en controle.

Jaren­lang leerden gebrui­kers vooral waar functies in het systeem zitten. Die logica verschuift. In plaats van zoeken in menu’s, kunnen medewer­kers steeds vaker een opdracht formu­leren zoals: ‘Pas deze verkoop­order aan’, ‘Waarom staat deze factuur vast?’ of ‘Welke orders lopen risico op vertra­ging?’. Joule helpt vervol­gens om sneller bij de juiste actie of verkla­ring te komen, binnen de bestaande processtappen.

“Veel werk in ERP draait niet om een complexe beslis­sing, maar om het vinden van de juiste schermen, invoer­velden en infor­matie”, zegt Wouter, Cloud ERP Solution Advisor bij SAP. “Als je dat sneller kunt doen, helpt dat vooral mensen die niet elke dag in het systeem zitten.”

AI denkt mee

Daarmee verschuift ook de rol van ERP in het dagelijkse werk. In plaats van wachten tot een gebruiker vastloopt, kan een assis­tent eerder signa­leren wat er misgaat of zelfs vooruit­denken. “Een AI-assis­tent kan je in een bepaald proces bijvoor­beeld sugges­ties geven over mogelijke vervolgstappen en zo gebrui­kers op weg helpen en tegelij­ker­tijd de kwali­teit van het proces bewaken.”

Dat vergroot niet alleen de effici­ency, maar verlaagt ook de druk op key users en helpdesks. Zeker in organi­sa­ties waar niet iedereen dagelijks met ERP werkt”, zegt Leon, Solutions Archi­tect bij SAP. Tegelijk vraagt die verschui­ving om heldere afspraken: wanneer mag het systeem een voorstel doen, wie geeft goedkeu­ring en hoe wordt vastge­legd waarom een keuze is gemaakt.”

Minder drempels voor medewerkers, meer druk op organisaties

De snelle ontwik­ke­ling van AI-assis­tenten is ook maatschap­pe­lijk relevant. Steeds meer organi­sa­ties hebben te maken met krapte op de arbeids­markt, wisse­lende teams en een groei­ende afhan­ke­lijk­heid van digitale processen. Als de toegang tot kernpro­cessen eenvou­diger wordt, kunnen meer collega’s taken oppakken zonder lange inwerktijd.

Tegelijk ontstaat er een nieuwe verant­woor­de­lijk­heid: organi­sa­ties moeten voorkomen dat ‘makke­lijker werken’ ten koste gaat van zorgvul­dig­heid. Dat geldt extra in processen rond betalingen, inkoop, salaris, voorraad en klantdata.

Controle en verantwoordelijkheid blijven leidend

Leon benadrukt dat een gesprek met software niet betekent dat de controle verdwijnt. “De bedoe­ling is dat mensen sneller tot actie komen, maar binnen duide­lijke kaders”, licht hij toe. “Je wilt dat het systeem helpt, maar je wilt ook kunnen uitleggen waarom iets gebeurt en wie welke stap zet.”

Daarom blijft het volgens SAP essen­tieel dat organi­sa­ties keuzes maken over bevoegd­heden, goedkeu­rings­stappen en toezicht. In de praktijk betekent dit dat medewer­kers vaker onder­steu­ning krijgen bij het uitvoeren van een taak, terwijl audit­trail, autori­sa­ties en controles leidend blijven.

Voorwaarde: betrouwbare data en duidelijke rollen

Een AI-assis­tent in ERP kan alleen goed werken, als gegevens kloppen en processen helder zijn ingericht. Als stamdata onvol­ledig zijn, of als rollen en verant­woor­de­lijk­heden niet duide­lijk zijn, kan een assis­tent hooguit sneller naar dezelfde discussie leiden.

Daarom leggen Leon en Wouter nadruk op datakwa­li­teit en eigenaar­schap. Wie beheert welke data? Welke defini­ties gelden? En wie is verant­woor­de­lijk als infor­matie niet klopt? Volgens hen worden dat geen ‘IT-vragen’, maar vragen voor de hele organisatie.

Urgentie: nu voorbereiden op een nieuwe manier van werken

De verschui­ving naar een conver­satie als inter­face raakt niet alleen software, maar ook vaardig­heden. Medewer­kers moeten leren hoe ze goede vragen stellen, uitkom­sten contro­leren en signalen herkennen die om extra toetsing vragen. Organi­sa­ties moeten boven­dien bepalen waar mense­lijke beoor­de­ling verplicht blijft, bijvoor­beeld bij uitzon­de­ringen, risico’s en compliance.

“Dat vraagt om voorbe­rei­ding”, zegt Wouter. “Niet pas als het overal aanstaat, maar nu al. Anders loop je achter de feiten aan, juist in je meest bedrijfs­kri­ti­sche processen.”

Adoptie: begin klein, begin vroeg

Momen­teel verloopt de inter­actie met SAP nog voorna­me­lijk via de tradi­ti­o­nele inter­face, maar dit gaat volgens de verwach­ting van beide experts wel veran­deren. Maar niet van de ene op de andere dag. “Het is een gelei­de­lijk proces. Op een gegeven moment kijk je terug en besef je: ik heb vandaag eigen­lijk nauwe­lijks de standaard inter­face gebruikt”, zegt Wouter.

SAP hanteert daarvoor een ‘customer zero’-aanpak: de eigen medewer­kers zijn de eerste gebrui­kers, zodat SAP uit eigen ervaring kan adviseren. Joule is inmid­dels ook standaard inbegrepen in de Cloud ERP-licentie, een bewuste drempelverlagingstrategie.

Het advies aan organi­sa­ties is duide­lijk. “Begin klein en begin vroeg, maar begin in elk geval. Er komt een moment dat werken via een conver­sa­ti­onal inter­face de norm is. Dan is het een groot voordeel als je als organi­satie al ervaring hebt opgebouwd. De eerste keer gaat het niet meteen perfect, maar juist die leercurve is waardevol”, zegt Wouter. Leon benadrukt nogmaals een techni­sche randvoor­waarde die niet over het hoofd gezien mag worden: “Je gegevens moeten op orde zijn. Een versnip­perd dataland­schap is de grootste rem op een succes­volle inzet van Joule.”