Software voor buiten­dienst­me­de­wer­kers speelt een cruciale rol in het efficiënt laten draaien van de bedrijfs­pro­cessen. Monteurs moeten bijvoor­beeld snel inzicht hebben in wat ze op locatie moeten doen, werkzaam­heden kunnen verant­woorden en uren nauwkeurig kunnen registreren. Boon Edam imple­men­teerde hiervoor samen met zijn partners Ideo en delaware SAP Field Service Manage­ment (SAP FSM).

Boon Edam werd in 1873 opgericht door de Amster­damse timmerman Gerrit Boon. In 1970 verhuisde het bedrijf naar Edam, wat leidde tot de toevoe­ging ‘Edam’ aan de bedrijfs­naam. Het bedrijf is gespe­ci­a­li­seerd in het ontwerpen en produ­ceren van geavan­ceerde toegangs­op­los­singen. Het portfolio varieert van energie­zui­nige draai­deuren tot doorloop­sluizen en toegangs­poortjes, te vinden op locaties zoals winkel­centra, kantoor­ge­bouwen, datacen­ters, zieken­huizen en sportarena’s. En dat wereldwijd.

---

---

“Service is van steeds groter belang voor de groei­doel­stel­lingen van Boon Edam”, vertelt Ramon Hendriks, Global Sales Opera­tions Speci­a­list bij Boon Edam. “We hebben een traject ingezet waarin de klant centraal staat. Door goed te luisteren naar hun wensen, zorgen we ervoor dat onze ontwik­ke­lingen aansluiten bij hun behoeften. Onze focus ligt volledig op het leveren van waarde, en service speelt daarin een steeds grotere rol om onze groei­stra­tegie te ondersteunen.”

Gebrekkige urenregistratie

Die service is mede afhan­ke­lijk van de effici­ëntie van de monteurs die storingen oplossen en onder­houd uitvoeren. “Ons oude systeem voor buiten­dienst­me­de­wer­kers was echter verou­derd en niet meer van deze tijd”, aldus Hendriks. Het systeem was omslachtig in gebruik en miste essen­tiële functies zoals effici­ënte navigatie en de mogelijk­heid om de tooling mobiel te gebruiken.

Monteurs hadden geen inzicht in hun geboekte uren en konden fouten niet zelf corri­geren. Hendriks: “Dit zorgde voor veel frustratie en admini­stra­tieve rompslomp. Onze binnen­dienst moest regel­matig correc­ties doorvoeren en klanten te woord staan over foutieve facturen. Boven­dien was de oude tooling ‘end-of-life’ en werd deze niet langer onder­steund. We moesten op zoek naar een andere oplossing.”

SAP Field Service Management

Om deze uitda­gingen te overwinnen, koos Boon Edam voor SAP Field Service Manage­ment. “FSM sloot perfect aan op onze bestaande SAP-omgeving en op wat we nodig hadden”, stelt Hendriks, die de afgelopen jaren ook de rol heeft vervuld van Project Manager SAP Field Service Manage­ment. “Vooral de gebruiks­vrien­de­lijk­heid en de mogelijk­heden om automa­tisch te plannen, spraken ons enorm aan. We willen onze monteurs ontlasten, zodat zij zich kunnen richten op waar ze goed in zijn: het leveren van uitste­kende service.”

Boon Edam imple­men­teerde SAP FSM samen met de partners Ideo en delaware. delaware, de vaste partner van Boon Edam, onder­steunde het project­ma­na­ge­ment, terwijl Ideo verant­woor­de­lijk was voor de techni­sche uitvoe­ring en training van de IT-speci­a­listen. “Onze IT-speci­a­listen zijn inmid­dels zo ver opgeleid dat ze SAP FSM zelf kunnen inrichten”, consta­teert Hendriks.

De imple­men­tatie van SAP FSM begon in september 2023 met de uitrol in het Verenigd Konink­rijk als eerste stap, gevolgd door Duits­land, Zweden en Noorwegen. Neder­land zal als laatste worden uitge­rold in januari 2025. Volgens Hendriks is er een speci­fieke reden dat Neder­land als laatste komt: “In Engeland hoeven ze officieel geen check­list te maken voor het onder­houd van een deur, terwijl zo’n check­list in Neder­land verplicht is. Daarom hebben we voor Neder­land extra functi­o­na­li­teiten in SAP FSM moeten inbouwen om te voldoen aan deze eisen.”

Efficiënter en gebruiksvriendelijker

De voordelen van SAP FSM zijn inmid­dels duide­lijk zicht­baar. Monteurs kunnen nu eenvoudig de details van een reparatie of onder­houds­beurt delen met de klant, zodat die weet wat de monteur heeft gedaan en wat er nog moet gebeuren. “Het boeken van uren is nu echt bijzonder eenvoudig”, vult Hendriks aan. “Onze monteurs kunnen zelf zien wat ze boeken en kunnen dit, indien nodig, meteen aanpassen.” Dit leidt tot snellere en nauwkeu­ri­gere factu­ratie, minder admini­stra­tieve belas­ting voor de binnen­dienst en minder correc­ties achteraf.

Daarnaast is het systeem veel gebruiks­vrien­de­lijker. “Met FSM kunnen onze monteurs gewoon met hun telefoon of tablet aan de slag. Dat klinkt misschien simpel, maar het is een wereld van verschil”, benadrukt Hendriks. “Het scheelt hen enorm veel tijd en maakt hun werk een stuk aangenamer.”

Boven­dien draagt de ingebouwde route­na­vi­gatie bij aan een effici­ën­tere planning. Boon Edam kan hierdoor de reistijd van monteurs verkorten, waardoor zij effici­ënter kunnen werken. Dit draagt direct bij aan de duurzaam­heids­doel­stel­lingen van het bedrijf. “Minder reistijd betekent minder uitstoot en een duurza­mere operatie”, voegt Hendriks toe. “Dat is voor ons, maar ook voor onze klanten, een belang­rijk punt.”

AI en predictive maintenance

Hendriks ziet SAP FSM boven­dien als een cruciaal funda­ment voor toekom­stige stappen op het gebied van AI. Door de data van hun deuren te analy­seren, zoals het aantal omwen­te­lingen, kan Boon Edam voorspel­lend onder­houd uitvoeren en storingen voorkomen. “Stel je voor dat we op basis van het aantal omwen­te­lingen van een deur precies kunnen voorspellen wanneer er onder­houd nodig is. Dat voorkomt storingen en zorgt ervoor dat onze klanten altijd toegang hebben tot goed functi­o­ne­rende toegangsoplossingen.”

AI zal in de toekomst een steeds grotere rol spelen in het onder­houd en de planning van Boon Edam, waardoor het bedrijf effici­ënter en proac­tiever kan werken. “We staan pas aan het begin van wat mogelijk is met AI”, zegt Hendriks. “De toekomst ziet er veelbe­lo­vend uit. We willen blijven innoveren en onze klanten de best mogelijke service bieden.”