Gasunie heeft samen met partner Deloitte en SAP een cruciale stap gezet in haar digitale trans­for­matie. Op 1 oktober 2024 ging het bedrijf live met SAP S/​4HANA in de private cloud, als onder­deel van een groot intern IT-project: ‘project MAX’. Hiermee is Gasunie op IT-gebied groten­deels klaar voor de energie­tran­sitie, en kan het ook optimaal profi­teren van AI en datage­dreven inzichten.

Gasunie is in Neder­land en Noord-Duits­land eigenaar van een uitge­breid netwerk voor gastrans­port en ‑opslag. En het beheert daarnaast onder­grondse gasop­slagen, een leiding naar Engeland, een tanker voor de opslag van vloei­baar aardgas (LNG) in het westen van Neder­land en in het noorden een terminal voor de aanvoer van LNG vanuit heel de wereld. De energie­tran­sitie vraagt echter om een bredere focus van het bedrijf. “Om bij te kunnen dragen aan de Europese klimaat­doelen en econo­mi­sche welvaart in Neder­land, hebben we een visie ontwik­keld voor 2024. Daarin evolu­eren we van een tradi­ti­o­neel gastrans­port­be­drijf naar een multi-energy trans­port­be­drijf”, vertelt Adriaan Stel, CIO van Gasunie. “Naast aardgas gaan we bijvoor­beeld ook meer en meer water­stof, warmte, CO2 en groen gas transporteren.”

“Door die transitie werken we steeds inten­siever samen met verschil­lende partners, bijvoor­beeld als het gaat om de ontwik­ke­ling en het onder­houd van nieuwe energie­netten”, vervolgt Stel. “Ons IT-landschap moet deze trans­for­matie en de commu­ni­catie met partners goed ondersteunen.”

RISE with SAP

Het verou­derde SAP R/​3‑systeem van Gasunie, met ruim 25 jaar aan maatwerk, complexe integra­ties en een gedateerde inter­face, belem­merde echter innovatie en effici­ëntie. “Elke upgrade vereiste opnieuw aandacht voor alle maatwerk­op­los­singen”, schetst Stel. “Dat werd onhoud­baar. We moesten ons IT-landschap voorbe­reiden op de toekomst.”

“Vanuit techno­lo­gisch oogpunt was er een noodzaak om de overstap naar een nieuw systeem te maken, maar de noodzaak was toch vooral business gedreven”, aldus Roger Aretz, IT Manager Corpo­rate Portfolio bij Gasunie. Karst Hellinga, Business Program Manager SAP S/​4HANA bij Gasunie: “Het nieuwe systeem moet ons in staat stellen om de energie­tran­sitie efficient te facili­teren. Flexi­bi­li­teit en de mogelijk­heid om op of af te schalen zijn hierin belang­rijk, net als betaal­baar­heid op de lange termijn.”

Omdat SAP diep in de bedrijfs­pro­cessen van Gasunie is geïnte­greerd, lag een migratie naar SAP S/​4HANA voor de hand. Het energie-infra­struc­tuur­be­drijf koos daarbij voor een green­field-imple­men­tatie, en voor RISE with SAP. Dit is een uitge­breid trans­for­ma­tie­tra­ject voor de overstap naar SAP S/​4HANA in de private cloud.

How to eat an elephant?

De overgang naar SAP S/​4HANA vond plaats in verschil­lende stappen. “We noemden het de ‘How to eat an elephant’-aanpak”, blikt Aretz terug. “We begonnen met het uitfa­seren van systemen en verplaat­sten functi­o­na­li­teiten naar SaaS-oplos­singen zoals SAP Ariba, SAP Field­glass en SAP Succes­sFac­tors. Vervol­gens migreerden we onze on-premise R/​3‑omgeving naar SAP HANA Enter­prise Cloud (HEC), zodat we konden wennen aan werken in de cloud. Daarna hebben we de kern van ons systeem verder gestan­daar­di­seerd, om uitein­de­lijk de overstap naar SAP S/​4HANA te kunnen maken.”

De feite­lijke migratie naar SAP S/​4HANA nam twee jaar in beslag en vereiste een enorme inspan­ning van alle betrok­kenen. Er werden bijvoor­beeld 57,8 miljoen records succesvol geladen, samen met de bouw van ruim 70 inter­faces en 50 connec­ties. “Meer dan 400 medewer­kers van Gasunie, Deloitte en SAP uit Neder­land, België, het Verenigd Konink­rijk, de VS en India werkten inten­sief samen om dit te reali­seren”, vertelt Stel.

Clean core als uitgangspunt

Een belang­rijk principe tijdens de imple­men­tatie was het streven naar een ‘Clean Core’. “We wilden maatwerk minima­li­seren en waar nodig loskop­pelen van de backend, zodat upgrades eenvou­diger blijven”, legt Hellinga uit. “Veel processen, zoals finan­ciële afslui­tingen en logis­tieke opera­ties, zijn standaard. We hebben waar mogelijk vastge­houden aan standaard­op­los­singen om toekom­stige flexi­bi­li­teit te garan­deren.” Dankzij deze focus op standaar­di­satie is meer dan negentig procent van de processen nu gestan­daar­di­seerd in SAP S/​4HANA.

Gasunie maakte al inten­sief gebruik van het SAP Business Techno­logy Platform (BTP), en met de imple­men­tatie van SAP S/​4HANA werd de rol van BTP nog belang­rijker. “Als je kiest voor een Green­field-aanpak en een clean core nastreeft, is BTP een logische keuze”, licht Aretz toe. “Veel van onze functi­o­na­li­teit is hierop gebouwd, waaronder belang­rijke onder­delen van onze service- en assetmanagementoplossingen.”

Soepele overgang

De livegang op 1 oktober 2024 was een ‘big bang’: alle functi­o­na­li­teiten gingen tegelijk live. “We hebben overwogen om het gefaseerd te doen, maar uitein­de­lijk bleek een enkele release de beste keuze”, zegt Rahul Chhatwal, partner bij Deloitte en verant­woor­de­lijk voor de imple­men­tatie en succes­volle opleve­ring van het programma. “Deze aanpak stelde ons in staat om direct een volledig geïnte­greerd systeem te leveren, zonder afhan­ke­lijk­heden tussen oude en nieuwe processen.”

Om de overgang soepel te laten verlopen, zette Gasunie zwaar in op training en change­ma­na­ge­ment. In totaal werden meer dan 1.500 gebrui­kers getraind in SAP S/​4HANA en vonden ruim 285 eindge­brui­kers­trai­ningen plaats. “Veel mensen ervaren stress bij zo’n grote veran­de­ring”, zegt Stel. “Daarom hebben we een uitge­breid trainings­pro­gramma opgezet en de impact per medewerker geïnven­ta­ri­seerd. Ook instal­leerden we een hyper­care-team om na de livegang snel in te grijpen bij eventuele problemen.”

“Hyper­care gaf extra comfort aan de organi­satie”, legt Hellinga uit. “We begonnen vroeg met veran­der­ma­na­ge­ment, omdat bijna iedere collega, in meer of mindere mate, met veran­de­ringen te maken kreeg.”

Klaar voor de toekomst met AI

Met de succes­volle migratie naar SAP S/​4HANA in de private cloud heeft Gasunie een funda­ment gelegd voor een flexi­bele en effici­ënte toekomst. “Dit systeem helpt ons om de energie­tran­sitie te onder­steunen en klaar te zijn voor nieuwe uitda­gingen”, benadrukt Stel.

De toepas­sing van AI is volgens de CIO zo’n nieuwe uitda­ging die bij Gasunie hoog op de agenda staat. “We onder­zoeken hoe AI ons kan helpen, bijvoor­beeld bij rappor­tages. In plaats van talloze standaard­rap­porten te bouwen, kunnen we met AI on-demand analyses genereren. Ook in onder­houds­kos­ten­ana­lyse en standaar­di­satie verwachten we grote voordelen.”

Maar techno­logie is slechts een deel van de veran­de­ring. “Als je een Green­field-aanpak kiest, gaat het niet alleen om techno­logie”, besluit Aretz. “Je ontwerpt nieuwe processen en na de go-live moet je mensen trainen en motiveren om deze daadwer­ke­lijk te gebruiken. Dat is de fase waar we nu in zitten.”