Voor ODTH First Class Logis­tics, een Belgi­sche logis­tieke onder­ne­ming, is het essen­tieel dat de opera­ti­o­nele presta­ties en de finan­ciële inzichten goed op elkaar aansluiten. Om sneller beslis­singen te kunnen nemen en processen beter te sturen, inves­teerde het bedrijf in een centrale datafun­de­ring op basis van SAP Business Data Cloud.

Waarde­volle data hadden we altijd al, maar ze zaten verspreid over verschil­lende systemen en werden te weinig gebruikt”, zegt CFO Nicolas Heymans. “Nu kunnen we die data combi­neren en er echt inzichten uit halen.”

De uitdaging: groei en complexiteit vergen nieuwe aanpak

ODTH, dat 140 werkne­mers op de payroll, vier vesti­gingen en meer dan 150.000 m² magazijn­ruimte telt, begon ooit als logis­tieke partner voor een beperkt aantal klanten. Maar het bedrijf groeide de voorbije jaren uit tot een organi­satie met meer dan zestig klanten in uiteen­lo­pende sectoren.

Die groei bracht ook meer complexi­teit met zich mee. Op finan­cieel vlak werkte het bedrijf lange tijd met één profit­center waarin alles werd samen­ge­bracht. Maar naarmate de organi­satie groeide, wilden ze bij ODTH veel beter kunnen inschatten hoe elke vesti­ging, elke activi­teit en zelfs elke klant presteert.

Rappor­te­ring gebeurde wanneer iemand er tijd voor had. Dat kostte veel manuele inspan­ning en gebeurde dus niet altijd. Terwijl ook de CEO dagelijks wilde kunnen zien hoe de operatie en de finan­ciële resul­taten evolueren.

Eén dataplatform als fundament

ODTH besloot daarom te inves­teren in een centrale datafun­de­ring met SAP Business Data Cloud. Binnen die omgeving wordt SAP Datasp­here gebruikt om data uit verschil­lende systemen te model­leren en te harmo­ni­seren, terwijl SAP Analy­tics Cloud instaat voor dashboards en rapportering.

Volgens Koen Vander­wegen, SAP-expert bij imple­men­ta­tie­partner Flexso, speelde eenvoud daarbij een belang­rijke rol. “Voor een bedrijf als ODTH is het belang­rijk om het techno­lo­gie­land­schap beheers­baar te houden. Door binnen één SAP-stack te blijven, vermijd je extra complexi­teit en kan je sneller resul­taten opleveren.

De timing: in drie maanden resultaat

Die aanpak maakte een relatief korte imple­men­tatie mogelijk. Het eerste traject werd in ongeveer drie maanden gerea­li­seerd. Waardoor ze snel konden aantonen dat het systeem waarde opleverde en het snel verder werd uitgebreid.

Volgens CFO Nicolas Heymans lag de uitda­ging niet zozeer in de techno­logie zelf, maar in datago­ver­nance: defini­ties vastleggen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier naar cijfers kijkt.

Dat bleek soms verras­send complex. “Neem iets eenvou­digs als omzet per dag”, stelt Heymans. “Rekenen we met kalen­der­dagen of met werkdagen? Iedereen heeft daar een logische redene­ring voor, maar je moet wel één definitie kiezen. Pas wanneer je dat afspreekt, kan je betrouw­bare rappor­te­ring bouwen.”

Het resultaat: dagelijkse inzichten

De nieuwe datalaag maakt het mogelijk om opera­ti­o­nele en finan­ciële data dagelijks te combi­neren. Daardoor krijgt het manage­ment veel sneller zicht op presta­ties per klant, activi­teit of vesti­ging. Dat betekent dat problemen of afwij­kingen veel sneller kunnen worden opgemerkt en aangepakt.

Super­vi­sors in het magazijn krijgen nu dagelijks inzicht in volumes, perso­neels­inzet en presta­ties. De inzichten helpen: van prijs­zet­ting tot planning. Zo kunnen ze bij ODTH nu heel duide­lijk inschatten hoeveel workforce nodig is voor een bepaalde klant of activi­teit. Dat maakt het hen makke­lijker om processen te verbe­teren of samen met klanten te bekijken hoe iets effici­ënter kan.

Daarnaast helpt de nieuwe aanpak bij het sturen op marges. “We proberen resul­taten heel tastbaar te maken”, zegt Nicolas Heymans. “Bijvoor­beeld door te kijken hoeveel euro per minuut een bepaalde activi­teit oplevert. Dat maakt het meteen duide­lijk waar we het meeste impact kunnen hebben.”

Een belang­rijk voordeel van de nieuwe aanpak is ten slotte dat discus­sies over cijfers groten­deels verdwijnen. “Vroeger had iedereen zijn eigen rapporten en spread­sheets”, zegt Chief Innova­tion Officer Bart Weymans. “Dan ging de discussie eerst over de cijfers zelf. Nu hebben we één model en spreken we vooral over de beslis­singen die we moeten nemen. En kunnen we sneller sturen, beter plannen en onze marges optimaliseren.”