Vier op vijf leiding­ge­venden nemen beslis­singen op buikge­voel. Het was even schrikken toen ik recent de RESULTATEN las van een nieuw onder­zoek. Ook in ons privéleven laten we ons soms leiden door intuïtie. Gelukkig niet in grote zaken, zoals het grondig verbouwen van een huis, wat niemand onder­neemt zonder een goede archi­tect met een goed plan. In het bedrijfs­leven is het net zo: je neemt best gefun­deerde beslis­singen die passen binnen een weldoor­dachte strategie. En je laat een SPECIALIST een plan opstellen.

Zeker voor IT-beslis­singen is het nodig er een archi­tect bij te halen: techno­lo­gi­sche keuzes zijn, eens gemaakt, moeilijk ongedaan te maken. Een master­plan met bijho­rend toekom­stig techno­lo­gie­land­schap in combi­natie met geopti­ma­li­seerde processen, is daarom noodzaak voor iedere onder­ne­ming. Net als bij het bouwen van een huis gaat het om een holis­ti­sche benade­ring, waarin je behoudt wat verder bruik­baar is en zorgt voor een gestruc­tu­reerde aanpak die je helpt bepaalde doelen te bereiken.

Wat is een masterplan?

Een master­plan is een blauw­druk voor het selec­teren en integreren van processen en systemen (zowel intern als extern – we zijn immers ook gecon­nec­teerd met leveran­ciers en klanten) nu en in de toekomst. Een master­plan is te verge­lijken met het plan dat je archi­tect uitte­kent voor je verbou­wing: een archi­tect zet jouw visie om in een concreet en haalbaar plan waar je jaren plezier aan hebt. Werk je zonder goede visie en plan, dan krijg je de befaamde ‘Vlaamse koterij’.

Het plan voor een verbou­wing is als de vervan­ging van een ERP-pakket dat aan vervan­ging toe is omdat de leveran­cier  het niet meer onder­steunt. Doe je simpelweg een migratie op basis van je buikge­voel, dan laat je de kans op optima­li­sa­ties verloren gaan. Boven­dien is het moeilijk om de keuze terug te draaien. Als je daaren­tegen goed je huiswerk maakt en onder­zoekt welk ERP-pakket aansluit op de geopti­ma­li­seerde processen, wordt de nieuwe imple­men­tatie een stuk toekomstbestendiger.

---

Heeft jouw organisatie een masterplan nodig?

Maak misschien zelf een denkoe­fe­ning door volgende vragen voor je eigen organi­satie te beantwoorden:

• Heb je een goed overzicht van alle IT systemen en processen?
• Hoe goed zijn de huidige IT systemen voorbe­reid op toekom­stige groei?
• Zijn er gebieden waar je het gevoel hebt dat je IT en bedrijfs­pro­cessen niet optimaal op mekaar zijn afgestemd?
  • Tegen welke knelpunten loop je aan die de organi­satie vertragen?
  • Heb je een helder beeld van de grootste verbe­ter­kansen op gebied van proces en IT?
• Hoe bepaal je welke IT initi­a­tieven priori­teit moeten krijgen?
  • Hoe bepaal je welke investeringen/​optimalisaties het meeste waarde opleveren? Hoe belang­rijk is het om de juiste priori­teit te bepalen?
• Zijn er vaak projecten die uitlopen of niet het gewenste resul­taat opleveren?
  • Hoe zorg je ervoor dat deze projecten de juiste scope hebben en effec­tief uitge­voerd worden?
• Hoe voorkom je dat quick fixes  leiden tot extra kosten en complexi­teit op lange termijn?

Geven de antwoorden op deze vragen je een ongemak­ke­lijk gevoel? Dan ben je misschien aan een master­plan toe.

---

Een master­plan slaat de brug tussen je strate­gi­sche doelen en de techni­sche en organi­sa­to­ri­sche imple­men­ta­ties die toelaten die doelen te bereiken. Iedere onder­ne­ming heeft diverse IT-projecten lopen maar ook andere op de ‘To Do’ lijst. Een master­plan zorgt ervoor dat er consis­tentie is tussen de verschil­lende projecten, dat ze elkaar niet voor de voeten lopen of elkaar tegen­werken en met de juiste priori­teit worden opgepakt.

Wat zijn de voordelen van een masterplan?

Een master­plan bevat zowel het toekom­stig techno­lo­gie­land­schap als de  geopti­ma­li­seerde business processen. Een master­plan heeft daardoor het voordeel dat er een integratie is tussen business en IT om zo bij te dragen aan de organi­sa­tie­doelen. Het hebben van een derge­lijke lange­ter­mijn­plan­ning met duide­lijke priori­teiten zorgt ervoor dat onder­ne­mingen proac­tief beslis­singen kunnen nemen. Verder stroom­lijnt het master­plan de processen en verlaagt het de complexi­teit in IT-oplossingen.

Bij het opstellen van het master­plan inves­teer je tijd om grondig na te denken over waar je heen wil, maar dat verdien je dubbel en dik terug door een plan voor de lange termijn. Je houdt rekening met toekom­stige groei, schaal­baar­heid en veran­de­rende omstan­dig­heden. Dat zijn voordelen die je niet krijgt bij een quick fix.

Daarnaast bespaar je ook kosten. Doordat alle projecten op elkaar afgestemd zijn, en er op voorhand is nagedacht over de beste oplos­sing voor jouw situatie, moet je minder inves­teren. Je voorkomt dubbel gebruik en moet minder kosten maken voor bijvoor­beeld de integratie van diverse systemen. Denk opnieuw aan een verbou­wing: zonder goed plan, moet je na een paar jaar misschien zaken weer aanpassen omdat de verbou­wing je toch niet bevalt.

Dankzij een master­plan beperkt een onder­ne­ming ook haar risico’s. Door op voorhand na te denken en te documen­teren ga je minder fouten maken.

Wat zit er allemaal in een masterplan?

In een master­plan leg je diverse zaken vast. Uiter­aard de bedrijfs­ar­chi­tec­tuur zelf: de doelstel­lingen van de onder­ne­ming, de organi­sa­to­ri­sche struc­tuur en de processen. Omdat techno­logie onmis­baar is om de doelen te helpen bereiken, teken je hier ook uit welke softwa­re­toe­pas­singen je nodig hebt en hoe je diverse toepas­singen met elkaar integreert. Wanneer ACOMPANY een bedrijf zijn master­plan helpt opstellen, kijken we altijd naar wat er allemaal al voorhanden is aan software. Daarbij proberen we zoveel mogelijk zaken te herge­bruiken: “if it ain’t broken, don’t fix it” is hier de juiste aanpak. Zo hebben we onlangs een bedrijf aardig wat kosten bespaard door NIET voor een nieuw ERP-systeem te gaan. Het bedrijf had een heel goede plannings­soft­ware en kon die verder blijven gebruiken. Vanuit een ‘best of breed strategy’ hebben we geadvi­seerd om eerst een CRM-systeem toe te voegen omdat hier het meest waarde te winnen viel in plaats van een full-blown groot (en duur) ERP-systeem.

Een roadmap is een vast onder­deel van een master­plan. Deze roadmap is een speci­fieke tijds­lijn met mijlpalen om de visie te reali­seren, en is bijzonder gedetail­leerd en opera­ti­o­neel, en geeft aan wat wanneer klaar moet zijn. Een roadmap combi­neert techno­lo­gi­sche imple­men­ta­ties, proces­ver­be­te­ringen, organi­sa­tie­op­ti­ma­li­satie met juiste priori­teiten in functie van waarde en afhan­ke­lijk­heid. Zo kan je de veran­de­ring sturen, en de juiste budgetten vrijwaren.  Dankzij een roadmap heb je vanaf dag 1 transparantie.

Hoe pak je het maken van een masterplan aan?

Bedrijven pogen soms zelf dat master­plan te maken. Maar eigen­lijk is het een stiel apart, die je best door speci­a­listen laat begeleiden. Een agency als ACOMPANY kent het klappen van de zweep en brengt ervaring mee, opgedaan bij andere bedrijven uit diverse sectoren. Boven­dien kennen wij de techno­lo­gie­markt door en door, wat ons toelaat gericht te werk te gaan en iedereen tijd en geld te besparen.

We starten altijd met een aantal workshops om de situatie te leren kennen en de ambities vast te leggen, en bij diverse afdelingen de processen en pijnpunten te capteren. Op basis van deze input werken we een aantal scenario’s uit waarin we ook een aantal techni­sche oplos­singen voorleggen, net als een mogelijk budget. Dankzij onze ervaring kunnen we daar een goede inschat­ting van maken.

We starten altijd met een aantal workshops om de situatie te leren kennen en de ambities vast te leggen, en bij diverse afdelingen de processen en pijnpunten te capteren. Op basis van deze input werken we een aantal scenario’s uit waarin we ook een aantal techni­sche oplos­singen voorleggen, net als een mogelijk budget. Dankzij onze ervaring kunnen we daar een goede inschat­ting van maken.

Afhan­ke­lijk van de complexi­teit van de onder­ne­ming kan een master­plan op één tot twee maanden klaar zijn, waarbij we zo weinig mogelijk tijd vereisen van de klant.

Door samen te werken met een gespe­ci­a­li­seerde partner, zoals ACOMPANY, kunnen organi­sa­ties profi­teren van exper­tise en inzichten die anders moeilijk toegan­ke­lijk zijn. Een master­plan is geen overbo­dige luxe; het is een strate­gisch instru­ment waarmee bedrijven sneller, slimmer en sterker kunnen opereren.