Papieren paklijsten en voorraden niet realtime en gedetail­leerd inzich­te­lijk? Als de business met dubbele cijfers groeit, is die aanpak al snel niet meer vol te houden. Dan kan het zomaar gebeuren dat je niet kunt leveren wat je belooft. Tuinhout­spe­ci­a­list Woodvi­sion imple­men­teerde samen met partner Aiden SAP Extended Warehouse Manage­ment (EWM) om zijn groei­ende en complexe supply­chain­ac­ti­vi­teiten te ondersteunen.

Woodvi­sion is een groot­handel en produ­cent van tuinhout­pro­ducten, zoals tuindeuren, schut­tingen, speel­toe­stellen en buiten­ver­blijven. Zeker in de coron­a­pe­riode kende het bedrijf als onder­deel van de Europese Outdoor Life Group een sterke groei. De interesse in tuinieren en recre­ëren in eigen tuin nam plotse­ling sterk toe. Daardoor explo­deerde de vraag naar tuinhoutproducten.

---

---

“Dat was voor ons een periode van double digit-groei”, vertelt Peter van der Velde, Direc­teur Opera­tions bij Woodvi­sion. In diezelfde periode werd de groot­handel ook de dienst­ver­lener voor zuster­be­drijf NuBuiten dat zich met kleinere bestel­lingen richt op de business-to-consu­mer­markt. Woodvi­sion verza­melde voortaan de orders van NuBuiten op zijn locatie in Kampen. “Maar bij NuBuiten lever je de bestel­ling af op de oprit van de klant. Dan heb je te maken met een heel andere manier van order­picken en distri­butie dan we als groot­handel gewend waren.”

Zonder warehousemanagementsysteem

In die hecti­sche periode had Woodvi­sion geen warehou­sema­na­ge­ment­sys­teem om op terug te vallen. “Alle opera­ti­o­nele kennis zat in de hoofden van een paar ervaren mensen”, legt Van der Velde uit. “We hadden geen scanners, geen barcodes, geen enkele vorm van verifi­catie. Bestel­lingen verwerkten we met papieren paklijsten en verwerkten we ’s avonds handmatig in een inven­tory manage­ment-systeem. En dan hoopten we maar dat de voorraadin­for­matie klopte. Er was geen overzicht: je wist niet exact wat er nog op voorraad was.”

“In die onbeheers­bare situatie maak je meer fouten dan je lief is. Je levert spullen niet die je wel had moeten leveren, en andersom”, vervolgt Van der Velde. “Daardoor krijg je te maken met ontevreden klanten en een dure retour­stroom.” Tijdens seizoen­spieken werd het ook steeds moeilijker om tijde­lijke krachten snel in te werken en het overzicht te behouden. De processen waren namelijk niet gedocu­men­teerd en afhan­ke­lijk van monde­linge instruc­ties. De noodzaak voor een warehou­sema­na­ge­ment­sys­teem werd steeds duidelijker.

SAP EWM

Voor de oplos­sing richtte Woodvi­sion zich op twee kernbe­hoeften: registratie en regie. Registratie was essen­tieel om volle­dige controle over voorraad­ni­veaus te krijgen en fouten te vermin­deren, terwijl regie nodig was om processen effici­ënter te sturen en de flexi­bi­li­teit te verhogen. SAP Extended Warehouse Manage­ment (EWM) bleek de enige oplos­sing die volledig aan hun eisen voldeed. Omdat Woodvi­sion al gebruik maakte van SAP als ERP-systeem voor inkoop, verkoop, finance en productie, lag de keuze voor SAP EWM voor de hand. Bijvoor­beeld de SAP-module voor productie kan hier naadloos mee communiceren.

Woodvi­sion wilde boven­dien geen maatwerk, omdat dit toekom­stige updates en upgrades bemoei­lijkt. De oplos­sing moest goed confi­gu­reer­baar zijn, zodat ze zowel zakelijke als consu­ment­ge­richte klanten goed konden bedienen. Daarbij mochten geen conces­sies gedaan worden aan belang­rijke vereisten zoals snelheid, nauwkeu­rig­heid en flexi­bi­li­teit. SAP EWM bood de mogelijk­heid om met standaard functi­o­na­li­teiten een oplos­sing te creëren die volledig aansluit op de behoeften van het bedrijf.

Draaiboek voor succes

Woodvi­sion en partner Aiden imple­men­teerden SAP EWM in negen maanden tijd. Van der Velde: “In de eerste drie maanden stelden we een blueprint op waarin we gedetail­leerd alle processen beschreven en een draai­boek maakten voor de uitein­de­lijke werking van de oplos­sing. Het is cruciaal om de blueprint eerst af te ronden, zodat duide­lijk is wat er precies ingericht moet worden. Na goedkeu­ring van de blueprint volgden zes maanden waarin we het systeem confi­gu­reerden en aanpasten, met input van key users binnen Woodvi­sion. Op 1 januari 2023 ging het systeem succesvol live, binnen budget en tijdschema.”

“De initial stock upload was wel een hoofd­pijn­dos­sier”, erkent de Direc­teur Opera­tions. “Als je live gaat, moet je een ‘start­voor­raad’ in je nieuwe systeem hebben. Maar hoe stel je in een heel korte tijd een Excel-bestand op dat je als upload­file kunt gebruiken terwijl de winkel gewoon open blijft? Je moet ergens een snapshot van je voorraad maken. Daar hebben we zelf een oplos­sing voor bedacht: een label­ge­ne­rator die unieke labels met een uniek nummer genereert. Vijf maanden voor go live begonnen we met het labelen van alle pakketten die binnen­kwamen. We verza­melden de label­in­for­matie in een Excel-bestand, dat vervol­gens als upload­file voor het nieuwe systeem diende.”

Positieve resultaten

“We hebben nu twee hoogsei­zoenen met SAP EWM achter de rug, en de resul­taten zijn echt ronduit positief”, stelt Van der Velde. “De regie en registratie zijn nu volledig geborgd in het systeem. Order­pic­kers weten precies wat, wanneer en hoe zij moeten picken, omdat alle stappen duide­lijk op het display van de handter­minal worden weerge­geven. Tijde­lijke krachten kunnen we daardoor ook veel sneller inwerken.”

Het maken van fouten is nu bijna onmoge­lijk. “We hebben het aantal pickfouten met negentig procent geredu­ceerd. Hierdoor worden klanten minder vaak teleur­ge­steld, en behoren de forse jaarlijkse verschillen bij de voorraad­tel­lingen tot het verleden”, besluit Van der Velde. “Dankzij de beschik­bare scandata kunnen we ineffi­ci­ën­ties boven­dien snel opsporen en aanpakken, bijvoor­beeld door fast-moving artikelen op een betere locatie te plaatsen. Al met al heeft SAP EWM ervoor gezorgd dat Woodvi­sion klaar is voor verdere groei.”