Konink­lijke BAM Groep zette in januari 2025 een belang­rijke stap in de moder­ni­se­ring van zijn HR-processen. Het bouwcon­cern verving zijn oude, verou­derde payroll­sys­teem door de payroll-module van SAP Succes­sFac­tors Employee Central. Daarmee kwam een einde aan een situatie waarin verschil­lende systemen naast elkaar bestonden en ontstond één centrale basis voor alle medewerkers.

“Door onze lange historie en vele overnames werkten we in verschil­lende landen met uiteen­lo­pende payroll­sys­temen”, vertelt Jeroen Sanders, Manager Global HR-IT & Web bij BAM. “Dat was verre van ideaal. Met Succes­sFac­tors hadden we al een centrale admini­stratie ingericht, en door nu ook payroll hierop aan te sluiten, maken we de volgende stap in standaardisatie.”

Een keuze voor bewezen standaarden

De keuze viel op de payroll-module van Succes­sFac­tors. Volgens Sanders sloot dit perfect aan bij de visie van BAM: “Een SaaS-platform is een standaard­pakket dat je naar eigen wensen kunt inrichten. Dat past bij onze strategie: werken met systemen die solide zijn en gebaseerd op bewezen standaarden.”

BAM werkt al sinds 2017 met SAP Succes­sFac­tors en voerde sinds­dien module na module in. “De kracht van dit platform zit in de geïnte­greerde processen”, legt Sanders uit. “Zo wordt na een beoor­de­lings­ge­sprek een salaris­ver­ho­ging automa­tisch berekend en doorge­voerd in de payroll. Dat deden we vroeger nog handmatig in Excel.”

Minder administratie, meer focus

De nieuwe payrol­l­op­los­sing levert ook direct voordelen op voor medewer­kers. “Zij hoeven veel minder tijd te besteden aan randpro­cessen zoals urenre­gi­stratie of verlof­aan­vragen,” aldus Sanders. “Na een lange werkdag moet het registreren en uitbe­talen van uren gewoon vlekke­loos verlopen. Dat kan nu.”

Voor de imple­men­tatie zocht BAM een partner met bewezen ervaring in Succes­sFac­tors. Het bedrijf wilde werken vanuit één gebrui­kers­in­ter­face, realtime inzicht hebben in de salaris­ver­wer­king en piekbe­las­ting in de maand zoveel mogelijk voorkomen. Na een zorgvuldig selec­tie­proces werd gekozen voor Strada.

“De samen­wer­king voelde meteen goed”, zegt Sanders. “We zochten een partner die ons scherp hield en actief meedacht. Dat klikte vanaf het begin. Net als bij ons in de bouw gold ook hier: mouwen opstropen en recht door zee.”

Ook Dennis van de Stolpe, Business Devel­op­ment Manager bij Strada, benadrukt de kwali­teit van het traject: “BAM had zich uitste­kend voorbe­reid, met realis­ti­sche planningen en de juiste mensen op de juiste momenten. Dat is cruciaal voor dit soort projecten.”

Fasegewijs naar livegang

Het project verliep volgens een duide­lijke fasering: ontwerp, bouw en testen. “We hebben maanden­lang getest”, vertelt Sanders. “We contro­leerden de basis­sa­la­rissen, draaiden een testrun met varia­bele uren en verge­leken de resul­taten met het produc­tie­sys­teem. Toen alles klopte, konden we live.”

Tijdens de imple­men­tatie werkten BAM en Strada nauw samen. “Zowel het payroll­team als het IT-beheer­team waren vanaf dag één betrokken,” aldus Sanders. “Na de livegang hadden we drie maanden hyper­care: als er iets misging, werd dat meteen opgepakt.”

Zichtbare resultaten

Bijna een jaar na de overstap zijn de voordelen duide­lijk merkbaar. “We hebben minder mensen nodig voor payroll­taken en de piekbe­las­ting is verdwenen, omdat het werk nu beter over de maand is verdeeld”, vertelt Sanders.

Daarnaast profi­teert BAM van een volledig geïnte­greerde SAP-omgeving. “Alles is nu gekop­peld aan dezelfde master­data. Dat zorgt voor strik­tere processen en betere gover­nance op data. Boven­dien werkt het systeem naadloos samen met de mobiele SAP-app, waarmee medewer­kers eenvoudig hun salaris kunnen bekijken of verlof aanvragen. Ook nieuwe techno­logie koppelen via API’s is mogelijk. En doordat alles in een SAP-datacenter draait, zijn we AVG-proof en hoeven we geen eigen back-ups meer te regelen.”

Vooruitkijken

Hoewel de focus nu ligt op stabi­li­satie, kijkt BAM al verder. “We zijn bezig met de instal­latie van SAP’s GenAI-assis­tent Joule”, zegt Sanders. “Daardoor kunnen medewer­kers straks direct vragen stellen over hun loonstrook. Ook denken we aan uitbrei­ding van dashboar­ding en rappor­tages, omdat de rappor­tage-eisen steeds verder toenemen.”

Terug­kij­kend noemt Sanders de imple­men­tatie een geslaagde ervaring. “Een imple­men­tatie is een beetje als een bezoek aan de tandarts. Niemand vindt het leuk, maar het moet gebeuren. Als het dan snel en pijnloos verloopt, stap je opgelucht weer naar buiten.”