Veel handels­be­drijven zetten de stap naar een cloud­ge­ba­seerd ERP-systeem. “Maar zonder een goede voorbe­rei­ding en de juiste menta­li­teit draait zo’n migratie uit op een fiasco”, waarschuwt Jorgos Thravalos, ERP- en e‑com­merce-expert bij Logic4. Gebrek aan een doordachte strategie en mindset kan leiden tot versto­ringen in cruciale bedrijfs­pro­cessen zoals voorraad­be­heer, logis­tiek en klantrelaties.

De overstap naar een cloud-ERP-systeem beïnvloedt de werkvloer ingrij­pend. Het veran­dert de manier waarop medewer­kers voorraden beheren, bestel­lingen verwerken en klant­re­la­ties onder­houden. Zonder een duide­lijke strategie en betrok­ken­heid van alle afdelingen, kan zo’n migratie leiden tot ernstige versto­ringen. Dat vraagt om een scherp oog voor de speci­fieke uitda­gingen die handels­be­drijven ervaren. Volgens Thravalos dragen deze stappen bij aan het succes van een cloudmigratie: 

- Krijg de waarom-vraag scherp

Voordat je besluit om naar een cloud-ERP over te stappen, is het essen­tieel om een stap terug te zetten en de kernpro­cessen binnen je bedrijf te evalu­eren. Waarom wil je overstappen? Wat wil je verbe­teren? Deze reflectie voorkomt volgens Thravalos dat bedrijven blind nieuwe techno­logie omarmen, zonder de werke­lijke voordelen en behoeften duide­lijk in beeld te hebben. “Een cloud­op­los­sing is alleen effec­tief als deze aansluit op concrete bedrijfsdoelen.”

- Creëer draag­vlak en accep­tatie binnen het team

Een ERP-systeem brengt vaak veran­de­ringen in werkpro­cessen en routines met zich mee. De veran­de­rings­be­reid­heid bepaalt volgens Thravalos voor een belang­rijk deel het succes van de imple­men­tatie. “Betrek teams daarom vroeg in het proces en zorg dat zij input kunnen geven over de dagelijkse uitda­gingen die zij tegenkomen.”

Een prakti­sche aanpak is om per afdeling een top 3 van priori­teiten op te stellen. Zo voelt iedereen zich gehoord en lost de imple­men­tatie de belang­rijkste knelpunten op.

- Maak RFP’s niet te gedetailleerd

Veel bedrijven werken met zeer gedetail­leerde Requests for Proposal (RFP’s) tijdens de selectie van een ERP-systeem. Volgens Thravalos kan dit averechts werken: “RFP’s zijn vaak zo speci­fiek dat je al snel het zicht verliest op het grotere plaatje. Focus meer op de prakti­sche werking en of een systeem écht bij je bedrijfs­voe­ring past.”

Het beste is om nog een stap terug te nemen en processen te herover­wegen. “RFP’s gaan vaak uit van de huidige werkwijze. Dat is achteruit denken, misschien moet juist die hele oude werkwijze op de schop.”

- Zorg voor goede karttrek­kers en samenwerking

Een goede samen­wer­king op zowel opera­ti­o­neel als persoon­lijk niveau is cruciaal. Zonder sterke leiders en goede commu­ni­catie kan zelfs de beste techno­logie falen. Daarom is de rol van interne en externe karttrek­kers van groot belang. “Zorg ervoor dat je mensen hebt die het project actief dragen en collega’s kunnen meenemen in de veran­de­ring”, adviseert Thravalos. “Ook moet er op persoon­lijk niveau een klik zijn tussen het bedrijf en de implementatiepartner.”

- Durf nee te zeggen tegen klanten

In een wereld waarin bijna alles technisch mogelijk is, is het verlei­de­lijk om in te spelen op elke speci­fieke klant­wens. Maar Thravalos waarschuwt: “Het is belang­rijk om niet op iedere wens van iedere klant in te gaan. Soms is nee zeggen juist de beste keuze voor je bedrijfsvoering.”

Dit voorkomt dat bedrijven verzanden in maatwerk­op­los­singen die op de lange termijn ineffi­ciënt blijken en moeilijk te onder­houden zijn. Standaar­di­satie leidt vaak tot een betere bedrijfs­voe­ring en lagere onderhoudskosten.

- Zorg voor schaal­baar­heid en multichannelverkoop

Groot­han­dels moeten zich reali­seren dat een gezonde toekomst in veel markten vraagt om uitbrei­ding. Bijvoor­beeld naar B2B of juist B2C, en naar markt­plaatsen zoals Bol​.comen Amazon. “Het uitbreiden van verkoop­ka­nalen is cruciaal”, zegt Thravalos. “Het spreiden van verkoop­ka­nalen verste­vigt het funda­ment van je bedrijf.”

Ook inter­na­ti­o­naal opschalen moet eenvoudig kunnen met een cloud-ERP. Dit betekent dat een bedrijf in staat moet zijn om meerdere markten en verkoop­ka­nalen te bedienen zonder daarbij extra complexe systemen te hoeven toevoegen.

- Stel goed product­in­for­ma­tie­be­heer (PIM) centraal

Een van de kerncom­po­nenten van een succesvol ERP-systeem voor handels­be­drijven is een robuust Product Infor­matie Manage­ment (PIM)-systeem. “Zorg dat je cloud-ERP goed is voorbe­reid op het beheren van product­in­for­matie”, adviseert Thravalos. “Dit is vaak de basis voor succesvol voorraad­be­heer, order­ma­na­ge­ment en klanttevredenheid.”

Veel bedrijven maken nog steeds gebruik van meerdere systemen voor product­be­heer, wat leidt tot ineffi­ci­ën­ties en fouten. Door product­in­for­matie centraal te beheren in een geïnte­greerd ERP-systeem, bespaar je kosten en stroom­lijn je processen.

- Beperk het aantal koppelingen

Thravalos wijst erop dat het belang­rijk is om het aantal integra­ties en koppe­lingen met andere systemen zo beperkt mogelijk te houden. “Iedere koppe­ling vergroot de kans op fouten en vertra­gingen in je bedrijfsprocessen.”

Centra­li­satie binnen één ERP-systeem voorkomt een chaotisch, moeilijk beheers­baar backend. Dit zorgt voor stabi­li­teit en schaal­baar­heid, twee essen­tiële factoren voor de toekomst­be­sten­dig­heid van je bedrijf.

- Zoek contact met ervaringsdeskundigen

Een succes­volle ERP-imple­men­tatie hangt niet alleen af van techno­logie, maar ook van het leren van andere bedrijven die al een derge­lijke migratie hebben doorge­maakt. “Toegang tot een netwerk van vakge­noten die verge­lijk­bare ervaringen hebben, is goud waard”, zegt Thravalos. “Bedrijven kunnen veel leren door kennis­uit­wis­se­ling met anderen die dezelfde uitda­gingen hebben doorlopen.”

Ervaringen delen, bijvoor­beeld via branche-evene­menten of online commu­ni­ty’s, kan nieuwe inzichten bieden en helpen om valkuilen te vermijden. Ook Logic4, dat compleet geïnte­greerde bedrijfs­soft­ware en e‑commerceoplossingen ontwik­kelt en imple­men­teert, draagt actief bij aan kennis­de­ling. “We organi­seren regel­matig relatie­dagen om klanten met elkaar in contact te brengen.”