Het perso­neels­be­stand van Meat & More groeide in tien jaar van 800 naar ongeveer 1.700 medewer­kers. Om die groei beter te onder­steunen, vervangt het voedings­be­drijf zijn versnip­perde HR-landschap door SAP Succes­sFac­tors. Perso­neels­ge­ge­vens staan voortaan centraal en dat veran­dert vooral het dagelijkse werk: medewer­kers regelen steeds meer zelf via een app, zonder tussen­komst van HR.

Sterke groei verhoogt de druk op HR

Meat & More is een Belgisch voedings­be­drijf met hoofd­zetel in Aalter, bekend van de winkel­for­mules Buurt­sla­gers en Bon’Ap. Het bedrijf beheert verschil­lende stappen van zijn keten zelf, van productie en distri­butie tot verkoop in de eigen winkels. De voorbije jaren breidde Meat & More zijn aanbod uit van voorna­me­lijk vlees naar maaltijd­op­los­singen, terwijl ook het winkel­net­werk bleef groeien.

“Zo’n groei zorgt voor extra complexi­teit en verhoogt de opera­ti­o­nele druk op onze HR-teams”, zegt Tom Vanden­berghe, Head of Strategy & Trans­for­ma­tion bij Meat & More. “Al die mensen moeten aan boord komen, geholpen worden met hun vragen en admini­stra­tief goed onder­steund worden. Dat was een belang­rijke aanlei­ding voor onze digitale HR-transformatie.”

Eén HR-aanpak moet boven­dien werken voor sterk verschil­lende medewer­kers­groepen. Produc­tie­me­de­wer­kers hebben geen eigen laptop of zakelijk e‑mailadres. Hetzelfde geldt voor veel winkelme­de­wer­kers, terwijl collega’s in de onder­steu­nende diensten dagelijks digitaal werken.

“Als we binnen HR iets imple­men­teren, doen we dat voor de volle­dige organi­satie”, zegt Sophie Lips, HR Manager bij Meat & More. “We wilden daarom een oplos­sing die voor al die verschil­lende groepen werkt.”

Waarom Meat & More koos voor SAP SuccessFactors

Het bestaande HR-landschap was doorheen ongeveer 35 jaar eigen ontwik­ke­ling gegroeid tot een omgeving met veel functi­o­na­li­teit, maar ook verspreide data en manuele processen. Bij de start van een nieuwe medewerker moest HR dezelfde gegevens soms op twee of drie plaatsen invoeren.

Meat & More zocht daarom een schaal­baar platform dat perso­neels­ge­ge­vens centra­li­seert, processen standaar­di­seert en bruik­baar is voor medewer­kers met verschil­lende digitale vaardig­heden. Na een verge­lij­king van verschil­lende oplos­singen koos het bedrijf voor SAP SuccessFactors.

“We hebben drie à vier oplos­singen verge­leken”, zegt Tom. “De requi­re­ments stonden voorop, maar gebruiks­vrien­de­lijk­heid was eveneens belang­rijk. We hebben medewer­kers die minder digitaal gelet­terd zijn, dus daar moesten we rekening mee houden.”

SAP Succes­sFac­tors is SAP’s cloud­plat­form voor Human Capital Manage­ment. In de eerste fase gebruikt Meat & More onder meer Employee Central voor het centrale beheer van perso­neels- en organi­sa­tie­ge­ge­vens en Succes­sFac­tors Time voor tijds­re­gi­stratie. Een centraal platform maakt het boven­dien eenvou­diger om autori­sa­ties te beheren en toegang tot HR-documenten op te volgen.

Security en compli­ance speelden eveneens mee in de keuze. In het oude landschap was moeilijk te achter­halen wie toegang had tot welke documenten, een belang­rijk aandachts­punt door de vele interne functie­wis­sels bij Meat & More.

Een gefaseerde implementatie met Flexso

De eerste fase ging in april live met Employee Central en Time & Atten­dance. Perfor­mance & Goals vormt de volgende fase, waarna Recruit­ment en Learning & Devel­op­ment volgen.

Flexso begeleidt Meat & More als imple­men­ta­tie­partner. De teams werkten itera­tief: requi­re­ments werden tijdens workshops besproken, waarna telkens een deel werd gebouwd en door Meat & More getest.

“Flexso kende de oplos­sing inhou­de­lijk, maar challen­gede ons ook”, zegt Sophie. “Onze struc­tuur is complex en dit was voor ons het eerste project van deze omvang binnen HR. Zij waren een goede sparring­partner om te bekijken of we aan alles hadden gedacht.”

Voor Meat & More telt ook de cultu­rele fit met een imple­men­ta­tie­partner. Een meerjarig traject vraagt volgens Tom een samen­wer­king waarin problemen open besproken en samen opgelost worden.

Hoe Meat & More medewerkers meenam in de HR-digitalisering

Meat & More stelde binnen het project­team een change manager aan en begon maanden vóór de go-live met de voorbe­rei­ding van medewer­kers. De campagne kreeg de naam ‘HR in je broekzak’. Commu­ni­catie en oplei­ding werden aange­past aan de verschil­lende doelgroepen.

Produc­tie­me­de­wer­kers kregen onder meer klassi­kale sessies waarin ze geholpen werden om de app te instal­leren. Na de go-live was tijdens de lunch­pauzes een HR-helpdesk aanwezig in de refter van productie en logistiek.

“We hebben per groep bekeken welke aanpak nodig was”, zegt Sophie. “Bij onze arbei­ders lag de focus tijdens de training bijvoor­beeld sterk op het instal­leren van de appli­catie. Voor filiaal­me­de­wer­kers ging het veel meer over de planningstool.”

Die voorbe­rei­ding hielp om de aanvan­ke­lijke terug­hou­dend­heid tegen­over de nieuwe app al vóór de lance­ring weg te nemen. “Bij de start waren er discus­sies over hoeveel change manage­ment we nodig hadden”, zegt Tom. “Achteraf zijn we blij dat we daar vanaf het begin aandacht aan hebben besteed.”

Wat SAP SuccessFactors Meat & More al oplevert

De eerste resul­taten zijn zicht­baar bij HR, managers en medewer­kers. HR hoeft dezelfde gegevens niet meer op verschil­lende plaatsen in te voeren en bepaalde bereke­ningen, bijvoor­beeld rond overuren, verlopen automa­tisch. Managers hebben zelf toegang tot actuele opera­ti­o­nele rapportering.

De toegan­ke­lijk­heid van HR veran­derde ook voor medewer­kers zelf. Een produc­tie­me­de­werker moest vroeger tijdens een pauze naar een gedeelde computer om verlof aan te vragen. Via de app gebeurt dat recht­streeks. Medewer­kers kunnen er eveneens zelf prakti­sche wijzi­gingen, zoals een nieuw adres of bankre­ke­ning­nummer, doorgeven.

“De medewerker zit meer zelf aan het stuur van zijn of haar perso­neels­dos­sier”, zegt Sophie. “Voor onze arbei­ders is HR veel toegan­ke­lijker geworden. Ze hebben infor­matie sneller bij de hand en kunnen meer zelf regelen.”

Harde effici­ën­tie­cij­fers zijn er nog niet. Meat & More plant een nacal­cu­latie, maar Tom ziet de richting al duide­lijk. “We willen met hetzelfde aantal mensen meer kunnen doen. In ons groei­ver­haal is dat heel belangrijk.”

Welke lessen neemt Meat & More mee uit de HR-transformatie?

De eerste fase leverde enkele lessen op voor het vervolg. Meat & More wil de scope strakker bewaken, omdat tijdens een imple­men­tatie snel nieuwe wensen ontstaan. Beleids­wij­zi­gingen worden voortaan zoveel mogelijk losge­kop­peld van een systeem­im­ple­men­tatie, zodat medewer­kers beide niet met elkaar vereenzelvigen.

Vanden­berghe zou rappor­te­ring boven­dien vroeger meenemen. Voor manage­ment­dash­boards bleek aanvul­lende rappor­te­ring nodig, waardoor dit onder­deel complexer werd dan vooraf ingeschat.

De verdere uitrol bouwt voort op de digitale basis die er nu ligt. Perfor­mance & Goals, Recruit­ment en Learning & Devel­op­ment moeten meer HR-processen in dezelfde omgeving samen­brengen. Voor Sophie vormt die basis ook de voorwaarde voor verdere toepas­singen rond skills en AI: “Je kunt pas verder bouwen als je basis­sys­teem op orde is.”