Wie wereld­wijd miljoenen koffie- en theepro­ducten verkoopt, heeft een organi­satie die continu onderweg is. Voor JDE Peet’s was dat aanlei­ding om zijn wereld­wijde decla­ra­tie­pro­cessen te standaar­di­seren met SAP Concur. Tijdens de SAP NOW AI Tour 2025 vertelde Stefan van Sliedregt, Global Travel & Expense Manager, hoe het bedrijf daarmee meer grip kreeg op effici­ëntie en datage­dreven besluitvorming.

JDE Peet’s is ’s werelds grootste koffie- en theebe­drijf en actief in meer dan honderd markten met merken als Douwe Egberts, L’OR, Pickwick en Jacobs. Vanuit het hoofd­kan­toor in Amsterdam bedient het concern zowel consu­menten als zakelijke klanten, met wereld­wijd ruim 20.000 medewer­kers. Zakelijke mobili­teit is essen­tieel: van inkopers en marke­teers tot supply­chain-teams die wereld­wijd samen­werken. Maar de inter­na­ti­o­nale schaal bracht een uitda­ging mee: uiteen­lo­pende decla­ra­tie­pro­cessen, lokale regels en beperkte grip op uitgaven.

Compliant en transparant platform

Om dat te doorbreken koos JDE Peet’s voor één wereld­wijd platform: SAP Concur. Daarmee brengt het bedrijf zijn reis- en decla­ra­tie­pro­cessen samen in één digitale omgeving die compliant, trans­pa­rant en klaar is voor verdere automatisering. 

JDE Peet’s gebruikt SAP Concur inmid­dels in zo’n veertig markten, verspreid over alle conti­nenten. De schaal waarop het bedrijf opereert, zorgt voor een complexe omgeving met uiteen­lo­pende wet- en regel­ge­ving per land. “De wereld veran­dert continu”, vertelt Van Sliedregt. “Andere landen stellen nieuwe eisen, de Europese Unie intro­du­ceert nieuwe digitale richt­lijnen, en we moeten voort­du­rend bijsturen om compliant te blijven.”

Een concreet voorbeeld is Frank­rijk, waar digitale kopieën van bonne­tjes niet automa­tisch als wettig document gelden. SAP Concur biedt daar een gecer­ti­fi­ceerde oplos­sing die door de Franse overheid wordt erkend. “Daardoor krijgt een ingescande bon een ‘blauw vinkje’ en is die juridisch geldig”, licht Edwin Gabriëls, Solution Advisor bij SAP Concur, toe. “Dit soort innova­ties zorgen ervoor dat bedrijven niet telkens zelf complexe compli­ance-oplos­singen hoeven te ontwikkelen.”

Minder handwerk, meer efficiëntie

Hoewel reizen geen kernac­ti­vi­teit is voor JDE Peet’s, wil het bedrijf de admini­stra­tieve processen eromheen zo soepel mogelijk houden. “Het is een onder­steu­nend proces, dus het moet zo weinig mogelijk tijd, geld en moeite kosten voor onze medewer­kers”, aldus Van Sliedregt.

De organi­satie werkt al meer dan tien jaar met SAP Concur en blijft de oplos­sing continu dooront­wik­kelen. “We kijken steeds wat er nieuw is, wat voor ons relevant is en wat nog even kan wachten. Zo proberen we het proces telkens iets effici­ënter te maken, zowel voor de reiziger als voor de manager die moet goedkeuren.”

Van controle achteraf naar inzicht vooraf

Een belang­rijk doel voor JDE Peet’s is de verschui­ving van after-the-fact-controle naar before-the-fact-analyse. “De grootste uitda­ging is dat de meeste controles pas achteraf plaats­vinden, als de kosten al gemaakt zijn. Wij willen die controles naar voren halen, zodat we op het moment van boeken of betalen kunnen signa­leren of iets compliant is”, zegt Van Sliedregt.

Het bedrijf werkt met een wereld­wijd credit­card­pro­gramma, wat realtime-controle extra belang­rijk maakt. “Als achteraf een trans­actie non-compliant blijkt, kunnen we die niet blokkeren omdat de cardpro­vider centraal betaald wordt”, legt hij uit. “Daarom willen we vooraf­gaand aan de trans­actie meer checks uitvoeren, zodat we fouten en herstel­werk achteraf voorkomen.”

AI als versneller van efficiëntie

In lijn met dat streven experi­men­teerde JDE Peet’s met kunst­ma­tige intel­li­gentie. Een intern team ontwik­kelde een pilot met een chatbot die veelge­stelde vragen van medewer­kers over beleid en decla­ra­ties kon beantwoorden.

“We merkten dat ons centrale support­team wereld­wijd veel tijd kwijt was aan repete­rende vragen”, vertelt Van Sliedregt. “De chatbot kon dat deels overnemen, zodat we ons konden richten op complexere vraagstukken.”

De pilot leverde waarde­volle inzichten op. “We kregen vanuit IT-gover­nance terecht de vraag om AI-initi­a­tieven meer centraal te trekken”, zegt hij. “De kennis en data die we in de pilot hebben opgebouwd, willen we nu integreren in de bredere IT-oplos­singen binnen JDE Peet’s. Het gaat ons niet om de chatbot zelf, maar om de kennis­basis die we hebben opgebouwd.”

Datagedreven besluitvorming

De volgende stap is het benutten van data voor voorspel­lende analyses. JDE Peet’s wil datasets uit SAP Concur combi­neren met gegevens van reisagenten en andere SAP-systemen om managers beter te onder­steunen bij beslissingen.

“Een manager krijgt nu vaak een reisaan­vraag zonder volledig beeld”, zegt Van Sliedregt. “Er is geen directe busines­scase, geen inzicht in eerdere reizen of in wat er nog gepland staat. Door data te combi­neren kunnen we managers helpen beter geïnfor­meerde beslis­singen te nemen. Dat maakt goedkeu­ringen objec­tiever en transparanter.”

Ook SAP Concur ziet dit als een logische volgende stap. “AI-tools kunnen bijvoor­beeld direct berekenen wat de verwachte kosten van een reis zijn, op basis van actuele vlucht- en hotel­data”, zegt Gabriëls. “Zo ontstaat een ‘informed approval’ zonder dat de medewerker extra stappen hoeft te zetten.”

Eén samenhangend dataplatform

De integratie van verschil­lende databronnen blijft een uitda­ging, erkent Van Sliedregt. “Je hebt altijd meerdere partners nodig. SAP Concur is één onder­deel, maar we werken ook met verschil­lende credit­card­pro­vi­ders, reisagenten en lokale leveran­ciers. Niet iedereen zit overal ter wereld, dus we hebben te maken met uiteen­lo­pende setups en regelgeving.”

Daarom zet JDE Peet’s sterk in op standaar­di­satie. “Waar we kunnen standaar­di­seren, moeten we dat doen. Vanuit die basis kunnen we verder bouwen. Eerst in priori­teits­markten, daarna breder. Het doel is één samen­han­gend dataplat­form waarop we analyses kunnen draaien.”

De gebruiker centraal

De toepas­sing van AI in SAP Concur sluit aan bij SAP’s bredere visie op geïnte­greerde en intel­li­gente bedrijfs­pro­cessen. “Concur is één van de appli­ca­ties binnen de SAP Business Suite”, aldus Gabriëls. “Met AI-agents en predic­tive analy­tics worden processen steeds slimmer en proactiever.”

Volgens Van Sliedregt veran­dert daarmee ook de gebrui­ker­s­er­va­ring funda­men­teel. “In plaats van zoeken ga je straks gewoon vragen stellen aan het systeem. Je vraagt bijvoor­beeld of een hotel beschik­baar is, of een proces goed loopt, en krijgt direct antwoord. De mens blijft creatief beslisser, maar de uitvoe­ring wordt onder­steund door AI.”