Nedspice heeft zijn wereld­wijde HR-organi­satie in korte tijd naar een hoger niveau getild met SAP Succes­sFac­tors. De overstap van gefrag­men­teerde lokale systemen naar één centraal, cloud­ge­ba­seerd HR-platform zorgt voor meer overzicht, betere stuur­in­for­matie en een inclu­sieve employee experience. De imple­men­tatie, begeleid door SAP-partner Pentos, is onder­deel van een bredere profes­si­o­na­li­se­rings­slag binnen het bedrijf.

Nedspice produ­ceert en verkoopt spece­rijen, kruiden en gedroogde groenten en is wereld­wijd actief met onder meer fabrieken in India en Vietnam en sales­kan­toren in de US, EMEA en Azië. Duurzaam­heid is een belang­rijk speer­punt, zowel in de keten als in de omgang met medewer­kers. Het bedrijf werkt nauw samen met lokale boeren en inves­teert in duurzame gemeen­schappen en processen.

Toekomstgerichte aanpak

Toen Esmée Dorpmans begon als Group Human Resources Director, trof zij een versnip­perd HR-landschap aan. “We hadden geen eendui­dige processen, er was nauwe­lijks stuur­in­for­matie beschik­baar op HR en we werkten op veel plekken nog met Excel”, vertelt Dorpmans. “Dat is geen basis voor modern HR-beleid.” 

De wens om inzicht te krijgen in perso­neels­data en perfor­mance was urgent: “Op simpele vragen als ‘Hoeveel medewer­kers hebben we vandaag?’ had ik geen direct antwoord. Dat moest veranderen.”

Gestroomlijnde implementatie

In samen­wer­king met SAP-partner Pentos startte Nedspice met een versnelde roll-out. Binnen twaalf weken werden Employee Central, Onboar­ding en Offboar­ding Recruit­ment en Perfor­mance Manage­ment uitge­rold. “Dankzij de Fit-to-Standard aanpak met onze pre-confi­gured Best Practice oplos­sing LaunchNOW! konden we snel aan de slag”, zegt Fatma Yesil, principal consul­tant bij Pentos. “In plaats van lange design­ses­sies en vele testdagen voor de klant, hebben we gebrui­kers direct laten ervaren hoe het systeem werkt en was de effort die nodig was voor imple­men­tatie minimaal.”

Een belang­rijk voordeel was dat Nedspice nog geen geïnte­greerd HR-systeem had, waardoor oude data of processen nauwe­lijks in de weg zaten. “We konden schoon beginnen”, aldus Dorpmans. “Wel hebben we veel aandacht besteed aan draag­vlak en educatie in de verschil­lende landen.”

Pragmatische samenwerking met Pentos

De samen­wer­king met Pentos speelde een cruciale rol in het succes van de imple­men­tatie. Naast techni­sche exper­tise bracht de partner ook struc­tuur en helder­heid in het project. “Wat ik waardeerde, was dat Pentos duide­lijk was over wat wel en niet werkte in onze samen­wer­king”, zegt Dorpmans. “We zaten vanaf het begin op één lijn: geen einde­loos maatwerk, maar bouwen op wat werkt.”

Ook Pentos ervaart dat deze aanpak zijn vruchten afwerpt. “Je merkt dat het vertrouwen groeit naarmate het project vordert. Het is mooi om te zien hoe een organi­satie als Nedspice de standaard echt omarmt”, zegt Yesil. 

Inclusieve uitrol en directe verbeteringen

De nieuwe HR-omgeving wordt stap voor stap uitge­breid, met bijzon­dere aandacht voor inclu­si­vi­teit. “Iedereen gaat meedoen, van fabrieks­me­de­werker tot kantoor­per­so­neel”, benadrukt Dorpmans. Zo is het systeem toegan­ke­lijk gemaakt in lokale talen en wordt rekening gehouden met verschil­lende gebruikersgroepen.

Concrete verbe­te­ringen zijn al zicht­baar. Zo wordt verlof nu correct centraal geregi­streerd en heeft iedere medewerker toegang tot een eigen profiel. Het globale Perfor­mance Manage­ment-proces is afgestemd op Succes­sFac­tors, zodat ook hier consis­tentie ontstaat. “Onze mensen weten nu beter wat er van ze verwacht wordt. Dat versterkt ook het leider­schap in de organisatie.”

Voorbereid op verdere digitalisering

De imple­men­tatie van SAP Succes­sFac­tors is de eerste stap in een bredere digitale HR-strategie. Nedspice wil in de toekomst ook tijdre­gi­stratie, learning en payroll integreren. Daarnaast is de nieuwe omgeving een belang­rijke aanjager van organi­sa­tie­ver­nieu­wing. “Dankzij de nieuwe organisatieschema’s zie je in één oogop­slag hoe we georga­ni­seerd zijn. Dat creëert bewust­wor­ding en helpt om verbe­te­ringen door te voeren”, zegt Dorpmans.

HR speelt inmid­dels een steeds grotere strate­gi­sche rol. “We trainen onze teams om niet alleen uit te voeren, maar ook te analy­seren en adviseren. Dat is nieuw, maar cruciaal als we écht datage­dreven willen werken.”

Brede samenwerking en zichtbare impact

De samen­wer­king met Pentos wordt door beide partijen als inten­sief en construc­tief ervaren. “We zijn echt samen op reis gegaan”, aldus Dorpmans. “Door vanaf dag één duide­lijke keuzes te maken en elkaar uit te dagen, is dit project ook echt een succes geworden.”

Voor Nedspice is SAP Succes­sFac­tors meer dan techno­logie: het is de basis voor een sterkere HR-organi­satie wereld­wijd die zich kan focussen op waar het écht om gaat. “We hebben nu overzicht, struc­tuur en eigenaar­schap. Dat maakt ons als organi­satie wendbaarder en klaar voor de toekomst.”