UCB Pharma heeft zijn wervings- en mobili­teits­pro­cessen vernieuwd met SAP Succes­sFac­tors en Phenom. Het biofar­ma­ceu­tisch bedrijf, gespe­ci­a­li­seerd in medicijnen voor neuro­lo­gi­sche en auto-immuun­ziekten, wilde sneller het juiste talent aantrekken en beter zicht krijgen op de vaardig­heden van medewer­kers. Met de nieuwe oplos­sing verloopt solli­ci­teren vier keer sneller, zijn er twee keer zoveel kandi­daten in de pijplijn en hebben recrui­ters meer tijd voor persoon­lijk contact. Ook legt UCB hiermee de basis voor een interne carri­è­re­markt­plaats en een uitge­breide skills-taxonomie. 

UCB Pharma is een biofar­ma­ceu­tisch bedrijf. Het Belgi­sche bedrijf is wereld­wijd actief en richt zich op medicijnen voor neuro­lo­gi­sche en auto-immuun­ziekten. Sinds 2020 gebruikt UCB voor al zijn HR-activi­teiten SAP SuccessFactors.

“Succes­sFac­tors is de basis voor alles wat we doen op HR-gebied. Onze ‘single source of truth’ noemen wij het intern vaak”, zegt Jonathan Berlan. Hij is verant­woor­de­lijk voor recruit­ment en interne mobili­teit bij UCB.

Nieuwe vaardigheden nodig

De afgelopen jaren groeide UCB sterk. Het medicijn­port­folio werd uitge­breid en dat vroeg om andere vaardig­heden van medewerkers.

“We maakten een transitie door naar een nieuw type werkne­mers­be­stand”, legt Berlan uit. “We moesten daarom een goed zicht hebben op de skills van onze mensen. Parallel daaraan wilden wij nieuw talent aantrekken. In onze sector heb je vaak maar één kans om een medicijn succesvol te lanceren. Dan moet je de juiste mensen vinden.”

Uitdaging voor HR

Voor die uitda­ging zocht UCB een aanvul­lende tool bovenop Succes­sFac­tors. “We wilden namelijk nog veel dieper in de arbeids­markt duiken. Kandi­daten vinden, contact leggen en dat contact vasthouden. Ook als er voor die persoon met die kwali­teiten eigen­lijk nog geen openstaande functie is”, vertelt Berlan.

Daarnaast wilde UCB leider­schap verder ontwik­kelen. “Omdat het ook dan lastig is om extern de juiste mensen te vinden, willen tegelij­ker­tijd intern talent klaar­stomen voor cruciale functies.”

Phenom als extra laag

De keuze viel op Phenom. Deze oplos­sing voegt een ‘experience layer’ toe aan SAP Succes­sFac­tors. Jean-Baptiste Perrin van Phenom legt uit: “Met ons Intel­li­gent Talent Experience Platform onder­steunen we het hele wervings­proces én het behoud van medewer­kers. Kandi­daten kunnen eenvoudig solli­ci­teren en recrui­ters krijgen een krach­tige CRM-omgeving. Ze kunnen leads opvolgen, campagnes draaien, berichten sturen en gesprekken plannen. Dat bespaart veel tijd.”

Veel voordelen voor recruiters en kandidaten

Voor UCB waren vooral de prakti­sche voordelen belang­rijk. “Onze recrui­ters moesten voorheen veel tijdro­vende taken uitvoeren. Dankzij Phenom heeft een AI-agent dit werk nu overge­nomen”, zegt Berlan. “Zo krijgen zij meer ruimte voor andere taken.”

Ook kandi­daten merken het verschil. Vroeger duurde de proce­dure waarmee kandi­daten konden solli­ci­teren al gauw 20 minuten. De helft vond dat te lang en haakte onderweg af. “Nu duurt het vier minuten en rondt meer dan 80 procent het solli­ci­ta­tie­proces wél af”, vertelt Berlan. “Dat levert twee keer zoveel interes­sante kandi­daten in de pijplijn op. Onze recrui­ters hebben zo twee keer zoveel kans om de juiste persoon te vinden.”

Meer inzicht in talent

Behalve snelheid krijgt UCB ook meer zicht op kandi­daten. AI selec­teert automa­tisch de topkan­di­daten, zowel intern als extern. 

Daarnaast leveren campagnes via Phenom waarde­volle data op. Zo kan UCB kandi­daten gerichter bereiken met persoon­lijke marke­ting. “We zijn veel minder afhan­ke­lijk van externe bureaus”, aldus Berlan.

Volgende stappen

Ongeveer een derde van de vacatures bij UCB wordt intern ingevuld. Daar wil het bedrijf meer op inzetten. “Met Phenom bouwen we aan een interne carri­è­re­site”, zegt Berlan. “Daarmee kunnen medewer­kers al vroeg nadenken over hun loopbaan en de vaardig­heden die ze daarvoor nodig hebben. Zie het als een interne marktplaats.”

Ook werkt UCB aan een uitge­breide skills-taxonomie. Die koppelt de vaardig­heden van medewer­kers aan de eisen van functies. “Zo brengen we de juiste persoon op de juiste plek”, legt Berlan uit.

Altijd in ontwikkeling

Volgens Berlan stopt een imple­men­tatie nooit echt. “Het is niet zo dat je klaar bent zodra een systeem live is. Techno­logie ontwik­kelt zich snel en er komen steeds nieuwe modules bij. Je moet jezelf altijd in imple­men­ta­tie­modus zien.”

Zijn belang­rijkste tip: bekijk een AI-tool niet alleen als onder­steu­ning van bestaande processen. “Het gaat erom dat een tool processen echt veran­dert of zelfs overbodig maakt. Dáár zit de echte waarde.”