De manier waarop we mensen inzetten veran­dert funda­men­teel. Klassieke plannings­sys­temen voldoen niet meer, nu AI, stressdata, duurzaam­heid en hyper­per­so­na­li­satie het nieuwe normaal zijn. Volgens Dyflexis, leveran­cier van oplos­singen voor workforce manage­ment, is het tijd voor een radicale herzie­ning van perso­neels­plan­ning. “Wie vasthoudt aan Excel of ouder­wetse tools, loopt onher­roe­pe­lijk achter­stand op”, waarschuwt CEO Matthijs van den Ende. Dyflexisidenti­fi­ceert vijf funda­men­tele verschuivingen.

Die koers­wij­zi­ging komt niet uit de lucht vallen. De razend­snelle opkomst van AI zorgt voor ongekende mogelijk­heden om data slim te benutten. Daarnaast worstelen bedrijven met een struc­tu­reel krappe arbeids­markt, vergrij­zing en hogere verwach­tingen van werkne­mers op het gebied van flexi­bi­li­teit en welzijn. Tegelij­ker­tijd neemt de maatschap­pe­lijke druk op bedrijven toe om duurzamer te opereren.

Rooster-volgt-mens

Volgens Dyflexis hebben al die factoren en grote invloed op de manier waarop organi­sa­ties de komende jaren hun perso­neels­plan­ning voeren. “We gaan van beschik­baar­heid naar belast­baar­heid, van kosten naar impact, en van mens-volgt-rooster naar rooster-volgt-mens”, zegt Van den Ende.

Volgens hem zijn dit vijf grote verschui­vingen in de perso­neels­plan­ning voor de komende tien jaar:

1. Van standaard­rooster naar hyper­per­so­na­li­satie – Het klassieke model waarbij iedereen in gelijke diensten werkt, maakt plaats voor een op maat gesneden benade­ring. Elke medewerker krijgt een geper­so­na­li­seerd rooster, afgestemd op voorkeuren, capaci­teiten en context. AI-modellen analy­seren indivi­duele werkpa­tronen, biolo­gi­sche ritmes, taken­voor­keuren en zelfs verkeers­data om tot optimale werkin­de­lingen te komen.

Een medewerker die in de middag piekt en drie dagen per week mantel­zorger is, krijgt een ander werkpa­troon dan een collega die ‘s ochtends het meest produc­tief is en ver moet reizen. Ook mobili­teits­data worden integraal meege­nomen: van laadin­fra­struc­tuur voor elektri­sche auto’s tot realtime OV-informatie.

Geper­so­na­li­seerde werkroos­ters vergroten niet alleen de tevre­den­heid en produc­ti­vi­teit, maar voorkomen ook burn-outs en verzuim. Volgens Van den Ende is dit geen luxe meer, maar noodzaak. “Wie nog één patroon voor iedereen hanteert, werkt straks tegen zichzelf.”

2. Van beschik­baar­heid naar belast­baar­heid – Plannen op basis van beschik­baar­heid zegt niets over de fysieke of mentale toestand van medewer­kers. Daarom schakelen organi­sa­ties in 2035 over op belast­baar­heids­plan­ning. Weara­bles en andere sensoren meten stress, herstel­tijd, werkdruk en vermoeid­heid, en koppelen deze data realtime aan het planningssysteem.

Dankzij integra­ties met welzijn­stools en dashboards ziet de planner wie er daadwer­ke­lijk inzet­baar is. Bij tekenen van overbe­las­ting stelt het systeem automa­tisch een alter­na­tief rooster voor, inclu­sief rustmo­menten of lichtere diensten.

Preven­tieve aanpas­sing van roosters op basis van welzijns­data kan verzuim en verloop drastisch verlagen. Boven­dien ontstaat een cultuur waarin welzijn niet wordt gemeten aan ziekmel­dingen achteraf, maar aan data vooraf.

3. Van kosten­ge­dreven naar klimaat­be­wuste planning – Waar nu kosten en capaci­teit leidend zijn, komt daar in 2035 een derde pijler bij: duurzaam­heid. Elke dienst krijgt een CO₂-score, gebaseerd op factoren zoals vervoers­mid­delen, energie­ver­bruik op locatie en logis­tieke bewegingen tussen vestigingen.

Plannings­soft­ware toont straks per dienst de ecolo­gi­sche impact, zodat organi­sa­ties actief kunnen sturen op klimaat­doel­stel­lingen. Bijvoor­beeld door thuis­werk­dagen te plannen op piekmo­menten van netbe­las­ting, of door medewer­kers samen te laten reizen via deelmobiliteit.

Duurzaam­heids­doelen gaan niet langer alleen over beleid. Wie zijn workforce efficiënt plant én CO₂-bewust, voldoet niet alleen aan ESG-rappor­tages, maar bespaart ook op energie­kosten en reputatieschade.

4. Van ad hoc naar datage­dreven simulatie – Planners kunnen roosters in de nabije toekomst vooraf testen in een virtuele omgeving. Met behulp van zogenaamde ‘workforce twins’, een soort digitale kopieën van teams, kunnen planners de impact van rooster­op­ties simuleren voordat ze live gaan. Denk aan simula­ties op stress­ver­de­ling, verlooprisico’s, duurzaam­heids­scores of teamcohesie.

Planners kunnen op die manier eenvoudig en zonder opera­ti­o­nele risico’s scenario’s verge­lijken. Wat gebeurt er als je diensten een uur eerder laat beginnen? Wat als je drie extra partti­mers toevoegt? Het systeem rekent het voor je door, inclu­sief gevolgen op budget, CO₂ en medewerkerstevredenheid.

Zo voorkom je dure fouten door te plannen op inzicht in plaats van intuïtie. Boven­dien neemt het draag­vlak voor veran­de­ringen toe als je vooraf kunt aantonen wat het oplevert.

5. Van centrale aanstu­ring naar decen­trale intel­li­gentie – In plaats van één centraal plannings­re­gime per organi­satie, ontstaat er in de komende jaren een netwerk van slimme, lokale plannings­een­heden. Iedere vesti­ging of afdeling krijgt eigen AI-onder­steunde plannings­in­tel­li­gentie, gevoed door lokale omstan­dig­heden zoals netca­pa­ci­teit, weers­voor­spel­lingen of regio­nale OV-storingen.

Slimme software kan lokale en centrale eisen daarbij combi­neren. Planners krijgen realtime aanbe­ve­lingen op basis van lokale data, zonder dat dit ten koste gaat van de strate­gi­sche samen­hang op organisatieniveau.

Zo kunnen planners sneller inspelen op onver­wachte situa­ties, zonder dat ze grip verliezen. Lokale teams voelen zich boven­dien meer eigenaar van de planning, wat de betrok­ken­heid en betrouw­baar­heid verhoogt.

Planners blijven, rol verandert

Planners verdwijnen niet uit dit toekomst­beeld. Integen­deel: hun rol wordt strate­gi­scher dan ooit. Ze trans­for­meren van rooster­ma­kers tot regis­seurs van welzijn, duurzaam­heid en organi­sa­tie­doelen, terwijl AI de dagelijkse uitvoe­ring automatiseert.

Niet alles is toekomst­mu­ziek. Veel techno­logie is er al. Weara­bles en AI-tools monitoren nu al stress­ni­veaus en fysieke belas­ting. Dashboards combi­neren CO2-impact, mobili­teits­data en welzijns­in­di­ca­toren in één overzicht. Wat ontbreekt, is niet de techniek, maar visie en lef. Dyflexis heeft hiervoor al een stevige basis gelegd met uitge­breide dashboards en rappor­tages in oplos­singen voor workforce manage­ment, en werkt aan verdere integratie van deze innova­tieve toepassingen. 

Wat organi­sa­ties nu vooral nodig hebben, is visie en lef. “Bedrijven moeten nú beginnen met experi­men­teren en met kijken naar wat al kan”, waarschuwt Van den Ende. “Planning wordt de komende jaren nog veel meer dan nu al het geval van strate­gi­sche waarde. Laat het tegen die tijd geen blok aan je been zijn.”