Micro­soft gaat zijn licen­tie­model voor het onder­wijs ingrij­pend veran­deren. Vanaf 2028 verdwijnen bij nieuwe overeen­kom­sten en contract­ver­len­gingen de gratis Office 365 A1-licen­ties en het Student Use Benefit, waarmee leerlingen en studenten koste­loos gebruik kunnen maken van bepaalde Micro­soft 365-diensten. De wijzi­gingen kunnen voor onder­wijs­in­stel­lingen een aanzien­lijke kosten­stij­ging betekenen. Opmer­ke­lijk is de timing: juist nu onder­zoeken steeds meer Europese onder­wijs­in­stel­lingen hoe zij hun afhan­ke­lijk­heid van Micro­soft kunnen vermin­deren. Zo kozen Zwitserse, Duitse en Franse onder­wijs­in­stel­lingen al voor Nextcloud als alter­na­tief voor een deel van hun digitale werkomgeving.

De aange­kon­digde veran­de­ringen raken een belang­rijk onder­deel van het licen­tie­model waarmee Micro­soft jaren­lang een sterke positie in het onder­wijs heeft opgebouwd. Scholen en univer­si­teiten konden via gratis licen­ties grote groepen leerlingen en studenten toegang geven tot Office-toepas­singen, e‑mail, samen­wer­kingstools en andere digitale voorzie­ningen. Met de nieuwe licen­tie­struc­tuur wordt een groter deel van deze functi­o­na­li­teit gekop­peld aan betaalde abonnementen.

Dat betekent niet dat alle onder­wijs­in­stel­lingen vanaf 1 januari 2028 automa­tisch meer gaan betalen. De gevolgen hangen onder andere af van bestaande contracten, de manier waarop licen­ties zijn afgenomen en eventuele lande­lijke prijs­af­spraken. Wel veran­dert de finan­ciële uitgangs­po­sitie voor scholen die momen­teel inten­sief gebruik­maken van gratis Microsoft-licenties.

Nieuwe licentiestructuur met meer betaalde diensten

Micro­soft presen­teert de wijzi­gingen als een moder­ni­se­ring van zijn onder­wij­s­port­folio. Scholen krijgen volgens het bedrijf meer mogelijk­heden om licen­ties af te stemmen op verschil­lende gebrui­kers­groepen. Daarbij wordt ook meer aandacht besteed aan kunst­ma­tige intel­li­gentie, bevei­li­ging en centraal apparaatbeheer.

De nieuwe struc­tuur bestaat uit vijf licen­tie­ni­veaus. A0 wordt de gratis instap­va­riant voor leerlingen en studenten, maar is alleen beschik­baar onder speci­fieke voorwaarden. Zo moet een instel­ling beschikken over voldoende betaalde licen­ties voor medewer­kers en moeten leerlingen Windows-apparaten voor onder­wijs­doel­einden gebruiken. Boven­dien ontbreken belang­rijke voorzie­ningen zoals Exchange Online, Teams en SharePoint.

Wie deze diensten wel nodig heeft, komt terecht bij de betaalde A2-licentie. Die omvat onder andere e‑mail, samen­wer­kingstools, Micro­soft Class­room en Copilot Chat. De duurdere A3- en A5-licen­ties voegen mogelijk­heden toe voor apparaat­be­heer, bevei­li­ging en compli­ance. Met A7 intro­du­ceert Micro­soft boven­dien een uitge­breid pakket waarin onder meer Micro­soft 365 Copilot en Agent 365 zijn opgenomen.

Voor scholen die momen­teel gratis A1-licen­ties gebruiken voor e‑mail en samen­wer­king, betekent dit dat zij bij contract­ver­len­ging moeten overstappen naar een ander licen­tie­model. Wanneer zij dezelfde functi­o­na­li­teit willen behouden, zal daarvoor in veel gevallen een betaalde licentie nodig zijn.

Ook gratis licenties voor leerlingen verdwijnen

Stephan ter Horst, consul­tant bij de Neder­landse De Rolf Groep, wijst op LinkedIn op de mogelijke gevolgen voor het Neder­landse onder­wijs. De Rolf Groep onder­steunt scholen bij onder meer onder­wijs­ont­wik­ke­ling, ICT, digitale leermid­delen en de inrich­ting van hun digitale leeromgeving.

Volgens Ter Horst verdient vooral het verdwijnen van het Student Use Benefit aandacht. Via deze regeling kunnen leerlingen en studenten momen­teel koste­loos gebruik­maken van bepaalde A3- en A5-functi­o­na­li­teiten wanneer hun onder­wijs­in­stel­ling daarvoor in aanmer­king komt. Vanaf 2028 wordt deze regeling bij nieuwe contracten en verlen­gingen beëindigd.

Daardoor kan een onder­wijs­in­stel­ling die voorheen uitslui­tend betaalde licen­ties voor medewer­kers nodig had, voortaan ook licen­tie­kosten krijgen voor leerlingen. Zeker bij grotere school­be­sturen, waar duizenden leerlingen gebruik­maken van Micro­soft 365, kan dat finan­cieel aanzien­lijk doorwerken.

Een tweede veran­de­ring betreft de opslag­ca­pa­ci­teit. Micro­soft schrapt de huidige standaard­toe­wij­zing van 100 TB gedeelde opslag­ruimte. In plaats daarvan wordt de beschik­bare capaci­teit berekend op basis van het aantal en type betaalde licen­ties. Instel­lingen die veel documenten, lesma­te­riaal, onder­zoeks­ge­ge­vens en andere bestanden in OneDrive en Share­Point bewaren, zullen daarom opnieuw moeten berekenen hoeveel opslag­ruimte zij nodig hebben.

Micro­soft benadrukt dat de bestaande lijst­prijzen voor A3- en A5-licen­ties voor medewer­kers niet stijgen en dat bepaalde bevei­li­gings­func­ties zonder extra licen­tie­kosten worden toege­voegd. Dat neemt niet weg dat de totale rekening voor een onder­wijs­in­stel­ling hoger kan uitvallen wanneer gratis leerlin­gen­li­cen­ties verdwijnen of aanvul­lende opslag­ca­pa­ci­teit nodig is. Ook de opslag­be­hoefte verdient dus aandacht. De nieuwe licen­tie­struc­tuur kan immers gevolgen hebben voor zowel de kosten van indivi­duele gebrui­kers als de totale capaci­teit die een school­or­ga­ni­satie beschik­baar heeft.

Zwitserse universiteiten kiezen juist voor Nextcloud

De aankon­di­ging van Micro­soft komt op een opmer­ke­lijk moment. Terwijl de Ameri­kaanse softwa­re­le­ve­ran­cier zijn onder­wijs­li­cen­ties aanpast, zoeken Europese onder­wijs­in­stel­lingen juist naar manieren om minder afhan­ke­lijk te worden van grote commer­ciële cloudplatforms.

Een recent voorbeeld komt uit Zwitser­land. Na enigs­zins verge­lijk­bare projecten in Neder­land, Frank­rijk en Duits­land, heeft Switch, een non-profit­or­ga­ni­satie die digitale infra­struc­tuur verzorgt voor Zwitserse univer­si­teiten en onder­zoeks­in­stel­lingen, zijn cloud­dienst Switch Drive overgezet naar Nextcloud.

De omvang van deze migratie is aanzien­lijk. Tijdens één weekend in augustus werden de gegevens van 39.500 studenten, docenten en onder­zoe­kers bij 65 organi­sa­ties overgezet. Het ging in totaal om 585 TB aan gegevens. Volgens Nextcloud was de techni­sche migratie in minder dan 32 uur afgerond. 

Switch koos heel bewust voor Nextcloud in plaats van Micro­soft of Google. Digitale soeve­rei­ni­teit speelde een belang­rijke rol in die beslis­sing. De organi­satie wil zelf controle houden over de infra­struc­tuur, gegevens en verdere ontwik­ke­ling van haar dienstverlening.

De overstap verliep volgens Switch vrijwel ongemerkt voor gebrui­kers. Na de onder­bre­king tijdens het weekend konden zij op maandag weer inloggen en verder werken. Bestaande bestanden, mappen, gedeelde documenten en toegangs­rechten bleven behouden. Gianluca Caratsch, Service Owner en DevOps Engineer bij Switch, stelt dat gebrui­kers na de migratie boven­dien een duide­lijke verbe­te­ring van de presta­ties meldden. 

Niet volledig weg van Microsoft

De Zwitserse migratie vraagt wel om enige nuance­ring. Switch verving niet zijn volle­dige Micro­soft 365-omgeving, maar migreerde een bestaande cloud­op­slag­dienst naar Nextcloud. Het project laat daarmee vooral zien dat groot­scha­lige bestands­op­slag en samen­wer­king ook buiten de ecosys­temen van Micro­soft en Google kunnen worden georganiseerd.

Toch is het voorbeeld relevant voor de discussie over de nieuwe Micro­soft-licen­ties. Veel onder­wijs­in­stel­lingen hebben hun digitale werkom­ge­ving in de afgelopen jaren opgebouwd rond één leveran­cier. E‑mail, document­be­heer, samen­wer­king, identi­teits­be­heer en bevei­li­ging zijn daardoor vaak nauw met elkaar verweven geraakt.

Dat levert voordelen op voor beheer en integratie, maar maakt het ook ingewik­kelder om afzon­der­lijke onder­delen te vervangen. Wanneer een leveran­cier zijn licen­tie­model wijzigt, kan dat gevolgen hebben voor vrijwel de gehele onderwijsorganisatie.

Open source-platforms zoals Nextcloud bieden een mogelijk­heid om bepaalde onder­delen van die infra­struc­tuur zelfstandig of via een andere dienst­ver­lener te organi­seren. Daar staan uiter­aard eigen kosten tegen­over voor hosting, beheer, onder­steu­ning, bevei­li­ging en migratie.

Licentiewijziging kan discussie over digitale autonomie versnellen

De tegen­stel­ling tussen beide ontwik­ke­lingen is interes­sant. Aan de ene kant intro­du­ceert Micro­soft nieuwe betaalde onder­wijs­li­cen­ties, waardoor instel­lingen die afhan­ke­lijk zijn van gratis voorzie­ningen waarschijn­lijk met hogere kosten worden gecon­fron­teerd. Aan de andere kant laten projecten zoals Switch Drive zien dat ook omvang­rijke onder­wijsom­ge­vingen kunnen overstappen op alter­na­tieve platforms.

Daarmee gaat de discussie verder dan de vraag welke leveran­cier de laagste licen­tie­prijs biedt. Voor onder­wijs­in­stel­lingen wordt ook belang­rijk hoeveel zeggen­schap zij hebben over hun digitale infra­struc­tuur, hoe eenvoudig zij kunnen overstappen en in hoeverre toekom­stige prijs- en product­wij­zi­gingen van één leveran­cier hun begro­ting bepalen.

De veran­de­ringen bij Micro­soft kunnen deze discussie een nieuwe impuls geven. Vooral scholen die de komende jaren hun ICT-strategie herzien, krijgen aanlei­ding om niet alleen hun licen­tie­be­hoefte opnieuw te berekenen, maar ook te onder­zoeken welke onder­delen van hun digitale werkom­ge­ving daadwer­ke­lijk afhan­ke­lijk moeten blijven van Microsoft.

Het Zwitserse voorbeeld maakt duide­lijk dat een migratie van tiendui­zenden gebrui­kers en honderden terabytes aan gegevens technisch mogelijk is, mits deze zorgvuldig wordt voorbe­reid. Of de nieuwe licen­tie­struc­tuur daadwer­ke­lijk tot meer overstappen zal leiden, moet nog blijken. Maar Micro­soft geeft onder­wijs­in­stel­lingen met deze aankon­di­ging wel een extra reden om hun afhan­ke­lijk­heid van de leveran­cier kritisch tegen het licht te houden.